Descubra 5 motivos por los que el software OCR es tan caro

Escrito por: Gonçalo Caeiro    (lectura de 4 minutos)

En DocDigitizer tenemos la misión de liberar a las personas de las tareas mecánicas, lo que se traduce en diseñar una tecnología extraordinaria que ayude a las empresas a eliminar las tareas mecánicas. También se traduce en simplificar la tecnología y hacerla accesible para cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño ni su presupuesto.

¿Se ha preguntado alguna vez por qué el software OCR no está implantado en todas las empresas? ¿Se ha preguntado alguna vez por qué solo las grandes corporaciones pueden acceder a esta tecnología? La razón es simple: el coste total de propiedad para un proyecto de OCR es enorme. Vamos a observar paso a paso el desglose de los costes. El coste que se indica a continuación es un promedio anual, lo que indica que, si consideramos un período de 4 años, los porcentajes que se describen a continuación representan cómo contribuye cada elemento al coste por año. Hemos indicado los pasos de forma secuencial desde la perspectiva del lanzamiento de un nuevo proyecto, aunque los costes se refieren a la contribución anual.

Las licencias de software OCR cuestan, como mínimo, miles de dólares. Puede llegar fácilmente a cientos de miles en función del volumen y de la capacidad que necesite para procesar, escanear y extraer información de documentos. No es el caso de DocDigitizer, que es un servicio basado exclusivamente en un sistema de pago por uso. Cuando implementa un proyecto de OCR, debe obtener una licencia inmediata para asegurar la capacidad máxima total que necesitará. La gran mayoría de los proveedores de software OCR no son capaces de hacer frente a las fluctuaciones de los volúmenes desde la perspectiva de los costes de licencia.

Normalmente, este coste representa aproximadamente el 5 % del proyecto.

El software por sí solo no hace nada. Debe implementar el software OCR en un entorno de trabajo. Con esto, tendrá que añadir unos cuantos miles de dólares al coste total de propiedad. No es culpa de los servidores por sí solos, tanto si están en la nube como si se encuentran en las instalaciones. Necesitará que alguien se ocupe de ellos, añadiéndolos a la infraestructura segura que posee, y que garantice la continuidad de las operaciones, las copias de seguridad, etc. 

A diferencia de DocDigitizer, donde paga por cada documento extraído completamente validado, si apuesta por un proyecto en el que deba implementar software OCR, ya estará gastando miles de dólares en esta fase sin tener aún nada en funcionamiento.

Normalmente, este coste representa aproximadamente el 10 % del proyecto.

Llegados a este punto, el coste de su proyecto de OCR ya supera los 100 000 USD, pero lo más probable es que supere los 500 000 USD. Necesita contratar servicios de consultoría para configurar el software y desarrollar plantillas, entre otras cosas, teniendo en cuenta el tipo de documentos que necesita manejar y el tipo de información que va a extraer.

Con DocDigitizer, estará pagando por cada documento extraído y validado. Sin embargo, con un proyecto de software OCR acabará pagando por crear y retocar cada plantilla de documento.

Es frecuente ver que, llegado un cierto momento en el proyecto, se dé cuenta de que el equipo de consultoría acaba de pasarse 2 días retocando una plantilla que solo utiliza para 50 documentos al mes, aunque el gasto que le supondrá haber creado esa plantilla rondará los 2 000 USD. Podría aducir que se trata de una mala gestión del proyecto, pero cuando en este se manejan docenas o cientos de plantillas, podemos garantizarle que se trata de una situación mucho más frecuente de lo que parece.

Normalmente, este coste representa aproximadamente el 30 % del proyecto.

Llevamos ya tres meses con el proyecto y vamos con retraso. Entre todas las reuniones y los problemas relacionados con los servidores, la instalación, el desarrollo y las tarifas adicionales por las consultorías, el proyecto está ya en la cuerda floja. Por lo menos, está listo para fijarse bien en el proceso y gestionar unos cuantos documentos como es debido. ¡Pues no!

Después de todo, el software OCR no es tan preciso. Con un poco de optimismo, obtendrá documentos (es decir, con todos los campos extraídos correctamente) con una precisión de, como mucho, el 80 %. Llegados a este punto, es consciente de que necesita agregar un equipo de revisión. En esta fase, las cuentas del proyecto se vuelven borrosas. ¿A qué centro de costes asignará las cantidades que gastará al año en el equipo de revisión de OCR? Después de todo, son gastos operativos, y tal vez lo asigne al centro de operaciones de la unidad de negocio a la que se refieren los documentos. 

Pronto se dará cuenta de que el equipo de revisión es una pesadilla para las operaciones. Necesita tener en cuenta que los distintos editores ofrecen calidades dispares y considerar las vacaciones, ausencias o, peor aún, los picos de trabajo. Sin embargo, verá que no es tan sencillo ampliar o reducir el equipo.

Normalmente, este coste representa aproximadamente el 40 % del proyecto.

Si consideramos un proyecto con una vida útil de 4 años, tendrá que pagar las tarifas de mantenimiento del software y los cambios necesarios para documentar la configuración de la plantilla, entre otras cosas. Habrá que seguir teniendo en cuenta una gran cantidad de costes entre los equipos de gestión, de RR. HH. y de TI.

Normalmente, este coste representa aproximadamente el 15 % del proyecto.

Cuando empezamos a calcular los costes de un software OCR implementado internamente, es fácil sentirse atraídos por el coste potencialmente bajo de las licencias de alquiler de las soluciones de software OCR. Cuando estos proyectos llevan 4 años ejecutándose, los clientes suelen llegar a la conclusión de que el coste total de propiedad es 20 veces superior al coste del software OCR en sí. Cuando se tiene en cuenta el coste de oportunidad, es decir, el tiempo que tuvo que emplear para lanzar el proyecto y las limitaciones que tenía, el coste se dispara de 40 a 80 veces respecto al original. 

Gracias a DocDigitizer puede empezar a trabajar en cuestión de horas, sin necesidad de configuraciones, con la garantía absoluta de la precisión de los datos extraídos y con pago por uso exclusivamente. Puede ampliar o reducir la escala, sin necesidad de ejecutar proyectos de implementación y mantenimiento, con los problemas que traen, y contará con la garantía de estar disfrutando de la mejor relación productividad/coste que ofrecen la IA y el ML.