Procesamiento de facturas y transformación digital

En una encuesta realizada a empresas que procesan más de 350 000 facturas al año, los errores de factura provocaron un 32 % de los retrasos en los pagos y un 36 % de las llamadas de los proveedores. Aproximadamente, el 3,6 % de las facturas introducidas manualmente contienen algún error de entrada de datos. Si nos fijamos en las cifras, el procesamiento ineficaz de las facturas de papel representa uno de los flujos de trabajo más delicados e intimidantes en cualquier organización.

Así, las organizaciones deben redefinir la forma en que utilizan la tecnología para mejorar sus procesos de cuentas por pagar (AP). Las empresas necesitan considerar la posibilidad de aplicar una amplia transformación digital a todo su flujo de trabajo para mantenerse al día con las cada vez mayores exigencias operativas.

Por ejemplo, la automatización elimina muchos de los problemas que plantea el procesamiento manual mediante el uso de técnicas informáticas avanzadas. No es de extrañar que el 65 % de las empresas que no han adoptado la automatización de AP estén tomando medidas para hacerlo de aquí a dos años.

El procesamiento de facturas digitales se refiere al proceso automático de gestión de los documentos financieros, lo que significa que todas las facturas entrantes se convierten y analizan en formato digital. El proceso tiene una gran precisión, lo que le permitirá realizar un seguimiento de los errores de forma sencilla y corregirlos inmediatamente. La cantidad de operaciones manuales se minimiza o incluso se elimina por completo, lo que da lugar a operaciones más eficientes.

La facturación manual es un proceso propenso a errores, lo que conlleva mecanismos contables ineficaces. Además, la puntualidad y el orden son poco frecuentes en la gestión manual de AP, debido al gran número de facturas que deben procesarse. El seguimiento de los documentos en papel, por sí solo, requiere una cantidad de mano de obra y un tiempo considerables.

La posibilidad de perder facturas es un problema que se asocia con la facturación manual, lo que provoca penalizaciones innecesarias derivadas del incumplimiento de los plazos de pago. El nivel de desorganización de los procesos manuales de AP provoca retrasos importantes que afectan a la productividad general de su equipo. Hasta un 37 % del personal de AP dedica entre 4 y 8 horas a resolver problemas relacionados con este proceso de gestión, lo que conlleva pagos atrasados que afectarán a sus clientes y socios comerciales.

Si los pagos atrasados se convierten en algo habitual, sus relaciones comerciales se verán perjudicadas. La cosa acabará en un daño a la reputación que puede conducir a una reducción de los beneficios.

Sin embargo, puede hacer frente a estas dificultades equipando al departamento de cuentas por pagar con soluciones inteligentes. La facturación electrónica, o facturación digital, se sirve de la automatización de procesos robóticos (RPA) para garantizar que los datos se introducen con precisión, se extraen sin problemas y se almacenan.

Con la facturación automatizada, los profesionales de AP pueden completar los pagos de forma segura en unos pocos clics con un alto nivel de precisión. Se eliminan las comprobaciones redundantes, lo que optimiza en gran medida los costes y el tiempo empleado.

Como resultado, su empresa se creará una reputación de buena pagadora, puntual y responsable. Si ya gozaba de un buen nivel de confianza, su empresa puede seguir asociándose con proveedores y dirigir el negocio como de costumbre, incluso durante una crisis financiera o cuando necesite ampliar crédito.

La facturación es un documento clave que la mayoría de las empresas utilizan para proporcionar pruebas sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Con los informes electrónicos, las empresas envían documentos en línea a los que se puede acceder fácilmente, lo que convierte a las auditorías fiscales en un proceso sin contratiempos. Se trata de una mejora en comparación con tener que alquilar instalaciones de almacenamiento, donde los documentos se pueden perder fácilmente.

Con la facturación automatizada, los profesionales de la contabilidad pueden tomar decisiones con mayor rapidez para poder dedicar más tiempo a la planificación de la liquidez, entre otras tareas estratégicas. Dado que habrá un menor número de actividades empresariales recurrentes, todo el proceso de compra hasta el pago se lleva a cabo en un plazo breve y con mayor precisión y eficiencia. Su empresa podrá disfrutar de descuentos en los pagos, entre otras ventajas.

Además, el mismo trabajo administrativo se realiza con una cantidad menor de equivalente de tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés). Los empleados están en una posición mejor para prestar atención a tareas más gratificantes, lo que aumenta la productividad y la rentabilidad. Por ejemplo, pueden buscar descuentos con diferentes proveedores.

La colaboración en tiempo real para confirmar detalles, hacer aclaraciones, lidiar con imprecisiones y colaborar en documentos compartidos ayuda a agilizar los procesos. No se pierde tiempo con los retrasos innecesarios de algunos empleados. Además, facilita a los trabajadores remotos desempeñar su labor, ya que la gestión de las cuentas por pagar se puede realizar de forma remota.

El aumento de la comodidad y la eficiencia tiene como consecuencia menos frustraciones y disputas. El entorno de trabajo es mucho más tranquilo y los empleados son más felices. Además, los empleados pueden contribuir al crecimiento continuo del negocio investigando ideas para mejorar el proceso de gestión de las cuentas por pagar.

Naturalmente, los empleados temen a la automatización porque tienen la idea de que los acabará sustituyendo en el flujo de trabajo. Sin embargo, los estudios demuestran que la tecnología sirve como una ayuda a la hora de aumentar la productividad de los empleados en lugar de reemplazarlos. Una encuesta realizada en Paradigm Electronic, un fabricante canadiense de componentes electrónicos, demostró que la automatización había mejorado la eficiencia general en sus operaciones. La empresa automatizó el pulido y lustrado de los altavoces, y el empleo de robots dio lugar a un aumento del 50 % en la productividad. No se perdieron puestos de trabajo, ya que los empleados que se encargaban de las tareas manuales asumieron nuevas funciones como programadores de robots.

Del mismo modo, en un estudio realizado por el American Productivity and Quality Center (APQC), se observa que las empresas pierden mucho dinero en el procesamiento de facturas. Por ejemplo, algunas empresas gastan una media de 12,44 USD por factura. Por otro lado, las empresas que han empleado sistemas mejores solo gastan un promedio de 4,98 USD. El APQC descubrió que los sectores que procesan las facturas de forma manual gastaban más en concepto de mano de obra. Asimismo, averiguaron que las empresas que adoptaron sistemas automatizados incurrían en un gasto inferior para el procesamiento y las operaciones.

El flujo de trabajo en la gestión de AP consta de varios puntos de control, como aprobaciones de gastos, registro en el libro contable, aprobaciones de facturas, consultas, mantenimiento de registros, programación y archivado de pagos. La tarea de agilizar todo el proceso puede resultar bastante frustrante, ya que tal vez se haga necesario verificar cada uno de los puntos. Si las facturas se digitalizan, estos puntos de control son más fáciles y rápidos de verificar.

Usemos el ejemplo de una cadena de tiendas minoristas que se ha asociado con proveedores para procesar los pagos y los productos básicos al final de cada mes. Una tienda de este tipo puede ahorrar mucho tiempo y dinero gracias al procesamiento automatizado de facturas. Los proveedores tan solo necesitan cargar facturas en un sitio web o una aplicación y pueden recibir comentarios al instante.

Con el archivado inteligente, todos los datos necesarios se pueden transmitir a los gestores y auditores de forma electrónica y en tiempo real. La información relevante se extrae instantáneamente de los documentos digitales. De este modo, las aprobaciones y los pagos se completan en el mismo día o incluso en unas pocas horas. En caso de surjan dudas o problemas sobre el proceso de facturación, el archivo digital ofrece transparencia respecto a los datos.

Las soluciones de facturación automatizada integran herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) capaces de leer información y capturar datos. El OCR es un proceso automático que reduce significativamente la cantidad de errores humanos en la entrada de datos.

Sin embargo, todavía queda margen para mejorar la tecnología. Algunos de los principales retos que se plantean son la complejidad de las facturas y los formatos inconsistentes. Por lo tanto, es posible que sea necesario llevar a cabo una limpieza de la entrada de datos e intervenir manualmente para garantizar que todo funciona como es debido.

Algunas tecnologías avanzadas, como la tecnología de análisis de documentos de DocDigitizer, son mejores que el OCR simple, ya que combinan tecnología y personas. Imitan la mente humana al tener en cuenta la información estructural y semántica para, después, aplicarla al capturar datos con una precisión inigualable. Asimismo, DocDigitizer cuenta con un grupo de revisores que trabaja las 24 horas para garantizar que todos los documentos sean precisos.

Y, lo que es más importante, el sistema mejora continuamente, ya que los revisores enseñan al motor de aprendizaje automático del DocDigitizer nuevos dominios, modelos e información semántica. Por medio de estas mejoras consistentes, la tecnología se vuelve cada vez más fiable a la hora de gestionar tareas sin intervención humana.

A menudo, cada empresa tiene sus propias necesidades. Es importante desarrollar o desplegar un sistema automatizado para el procesamiento de facturas capaz de hacer frente a exigencias operativas específicas.

Es posible que la facturación automatizada no sirva para todas las organizaciones, por lo que es importante evaluar si su empresa está preparada para adoptarla. Algunas de las preguntas fundamentales son las siguientes:

• ¿Qué departamentos serán responsables del flujo de trabajo para la facturación electrónica?
• ¿Quién se encargará de coordinar el plan de transición?
• ¿Los empleados han recibido formación sobre los nuevos procesos, formatos y cambios?

Con esta lista de comprobaciones, estará mejor preparado a la hora de determinar los siguientes pasos que deberá dar para garantizar que la transición de la facturación electrónica se implementa de forma eficaz.

La introducción de nuevos procesos en cualquier organización viene acompañada de diversas dificultades. Por lo tanto, es importante contar con un proveedor competente que se encargue de alinear los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de su empresa. El siguiente paso es hacer que su empresa se familiarice con la nueva tecnología de gestión de facturas electrónicas. Se deberá informar a los auditores y otros empleados interesados acerca de cuáles son los campos opcionales y obligatorios que se van a rellenar.

A la hora de informar, se debe dar prioridad a las partes interesadas, como los proveedores y los clientes, acerca de los nuevos requisitos para evitar problemas futuros. El siguiente paso consiste en preparar el plan y el calendario.

Los errores humanos son inevitables, especialmente en los procesos de facturación manual. Por ejemplo, las facturas con errores en los EE. UU. representan aproximadamente el 16 % de los pagos atrasados. La buena noticia es que, gracias al procesamiento automatizado de facturas, es posible mejorar la uniformidad, la precisión, la transparencia, la responsabilidad jurídica y el control del proceso de las facturas. DocDigitizer constituye un excelente ejemplo de tecnología que automatiza el procesamiento de documentos con una precisión del 100 %.

La automatización de procesos robóticos (RPA) es otro ejemplo de solución personalizada para tareas manuales que implican mucho papeleo, como el procesamiento de facturas. La forma de trabajar de la solución consiste en escanear todos los tipos de facturas, independientemente de su formato, para convertirlas en archivos digitales en los que se puede realizar búsqueda de texto. La RPA también puede capturar diferentes componentes de una factura y, a continuación, registrarlos y organizarlos en un sistema ERP.

Los bots de software RPA automatizan la mayoría de los procesos, incluyendo la entrada de datos, la descarga de facturas, la conciliación de errores y el intercambio de comentarios. A continuación, se explica cómo puede utilizar la RPA para gestionar facturas desde que se reciben hasta que se abonan en cuestión de minutos.

Una vez configurados, los bots RPA supervisarán constantemente los correos electrónicos conectados en busca de facturas nuevas o carpetas exclusivas que hayan creado los profesionales de la gestión de cuentas por pagar. Normalmente, las facturas se presentan en forma de imágenes o archivos PDF. Si los bots identifican una nueva factura, la envían al siguiente paso para extraer los datos.

Al aprovechar las funciones de procesamiento de lenguaje natural (NLP) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los bots pueden escanear con precisión la información de las facturas. Tras capturar la información, las facturas se deben evaluar para que se ajusten a determinados criterios y registros de pedidos, como los siguientes:

• Comprobación cruzada para evitar duplicados
• Verificación de facturas frente a las órdenes de compra
• Los bots pueden procesar una factura o enviar información al auditor, si bien esto depende de los límites predefinidos respecto a las incoherencias encontradas
• Verificación de las facturas con respecto a los regímenes del IVA

En caso de encontrarse incoherencias, los bots de RPA solicitan a los empleados pertinentes que envíen un correo para corregirlas. Después de procesar correctamente la factura, se envían notificaciones al empleado o al proveedor según las reglas predefinidas.

A continuación, se envía un correo electrónico automático al proveedor para confirmar si ha recibido el pago. Asimismo, el empleador recibirá una notificación si se acerca la fecha de vencimiento del pago para evitar penalizaciones y pagos atrasados.

Ha habido avances significativos en el aprendizaje profundo respecto a la forma en que se llevan a cabo la lectura de textos y la extracción de información de los documentos. Al combinar la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres con métodos de aprendizaje profundo, las personas y las empresas pueden digitalizar documentos de forma sencilla, con lo que se reducen los errores, se mejora el almacenamiento y el registro, se facilitan las tareas de introducción manual de datos y se acortan los plazos de respuesta.

Por si se lo está preguntando, el algoritmo OCR consta de estos tres pasos básicos.

1. El preprocesamiento de las imágenes de entrada consiste, entre otras cosas, en la detección de los bordes principales, la simplificación y la definición del contorno de los caracteres de texto. Este paso del OCR es común en tareas que implican trabajar con componentes de reconocimiento de imágenes.
2. Detección de texto: Este paso consiste en dibujar un recuadro alrededor de cualquier texto que se encuentre en una imagen. Algunas de las técnicas aplicadas en este paso son el detector EAST, Mask R-CNN, SSD y la técnica de ventana deslizante, entre otras.
3. Reconocimiento de texto: Este es el paso final, que reconoce el texto que se encuentra en los recuadros delimitadores. A veces, este paso puede comprender la fase de interpretación, pero es algo común en tareas complejas de OCR, como la captura inteligente de datos y el reconocimiento de escritura a mano.

Durante mucho tiempo, numerosas empresas de distintos tamaños han confiado en la facturación manual para mantener la contabilidad y procesar los pagos. Algunas organizaciones han tenido que lidiar con empleados insatisfechos y estresados, facturas perdidas o enviadas al destinatario equivocado, reducción de la productividad, operaciones ineficientes, aumento de los costes y errores humanos, así como una reputación de empresa poco fiable debido a incumplimientos o retrasos en los pagos.

Sin embargo, mediante la transformación digital, es posible llevar a cabo el proceso de facturación de forma más eficaz y precisa. La facturación automatizada crea un flujo de trabajo más inteligente, eficaz y preciso, lo que explica que se esté adoptando de forma generalizada. El uso del aprendizaje profundo y el OCR permite que las máquinas trabajen de forma eficiente, incluso mejor que las personas.

DocDigitizer es una tecnología de análisis de documentos ultramoderna que permite capturar datos esenciales a partir de todo tipo de documentos, independientemente de su diseño o formato. La tecnología permite automatizar procesos clave, con lo que los empleados pueden centrarse en tareas estratégicas. Otras ventajas que comporta son la reducción de los plazos de entrega de la información, una mayor eficiencia y precisión y, además, un aumento de la calidad de la información, donde los retrasos y errores humanos pueden perjudicar económicamente a la empresa.

A diferencia de la mayoría de los motores de OCR y de las tecnologías de extracción de datos, que dependen en gran medida de un conjunto de plantillas y configuraciones para capturar datos, DocDigitizer se basa en el aprendizaje automático, capaz de capturar y comprender datos de cualquier documento, independientemente del formato y el patrón que presente. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo si desea implementar la transformación digital en el procesamiento de facturas.