Un sondaggio tra aziende che elaborano oltre 350.000 fatture all’anno, ha dimostrato che gli errori di fatturazione sono responsabili del 32% dei ritardi nei pagamenti e del 36% delle chiamate da parte dei fornitori. È possibile trovare un errore di inserimento dati in circa il 3,6% delle fatture inserite manualmente. I numeri dimostrano come l’inefficace elaborazione delle fatture in formato cartaceo rende questo uno dei flussi di lavoro più delicati e temuti nelle aziende.

Le organizzazioni devono pensare a una nuova strategia su come utilizzare la tecnologia per migliorare i loro processi di contabilità passiva. Le aziende devono prendere in considerazione una trasformazione digitale su vasta scala dell’intero flusso di lavoro per stare al passo con la crescente domanda di operatività.

Per esempio, grazie a tecniche di calcolo avanzate, l’automazione evita molte delle insidie dell’elaborazione manuale. Non sorprende che il 65% delle aziende che non hanno adottato l’automazione del processo di ricezione e pagamento fattura si stanno organizzando per farlo entro due anni.

L’elaborazione digitale delle fatture è il processo automatico di gestione dei documenti finanziari. Consiste nel convertire e analizzare in formato digitale tutte le fatture in arrivo. Il processo è accurato e permette di identificare facilmente gli errori e di correggerli immediatamente. Le operazioni manuali sono ridotte al minimo o eliminate completamente e il risultato porta a operazioni più efficienti.

La fatturazione manuale è soggetta a errori, il che porta a meccanismi contabili inefficaci. Inoltre, la tempestività e il rigore sono rari nella gestione manuale delle, fatture a causa del gran numero di fatture da gestire. La sola tracciabilità dei documenti cartacei richiede notevoli risorse umane e tempo.

Le fatture perse sono un potenziale problema associato alla fatturazione manuale, il che porta a inutili oneri derivanti da scadenze di pagamento mancate. Il livello di disorganizzazione della gestione manuale delle fatture provoca gravi ritardi che influiscono sulla produttività del personale in generale. Fino al 37% del personale che si occupa della fatturazione impiega dalle 4 alle 8 ore per risolvere i problemi risultanti dalla gestione delle fatture. Tutto ciò causa ritardi nei pagamenti, che si ripercuoteranno sui vostri clienti e partner commerciali.

Se il ritardo nei pagamenti diventa frequente, ne risulterebbero compromesse le relazioni d’affari, con un danno alla reputazione che potrebbe comportare la riduzione dei profitti.

Affrontare queste sfide è possibile, attrezzando il reparto di contabilità passiva con soluzioni intelligenti. La fatturazione elettronica, o fatturazione digitale, impiega l’automazione dei processi (RPA) per garantire l’inserimento accurato dei dati, l’estrazione dei dati senza soluzione di continuità e la rispettiva archiviazione.

Con la fatturazione automatizzata, il personale addetto alla gestione della fatturazione potrà completare il pagamento in modo sicuro in pochi clic e con grande precisione, Verranno inoltre eliminati i controlli ridondanti, ottimizzando drasticamente costi e tempi.

Come risultato, la vostra azienda avrà una reputazione di puntualità nei pagamenti e di responsabilità finanziaria. Con un grado di fiducia consolidato, la vostra azienda può continuare a collaborare con i fornitori e gestire il business come al solito, anche nei momenti di crisi finanziaria o quando avrete bisogno di un’estensione del credito.

La fatturazione è un aspetto essenziale, che permette alla maggior parte delle imprese di fornire prova della propria conformità fiscale. Grazie alla presentazione elettronica delle dichiarazioni, le aziende possono inoltrare i documenti online, rendendoli accessibili per un contro controllo fiscale più semplice e fluido. Si tratta ovviamente di un passo avanti rispetto a quando era necessario investire spazi fisici di archiviazione, dove era facile smarrire i documenti.

Grazie alla fatturazione automatizzata, gli addetti alla contabilità possono prendere decisioni rapide più facilmente, dedicando più tempo ad altre mansioni strategiche, come la pianificazione della liquidità. Riducendo le attività aziendali ripetitive, l’intero processo che va dall’ordine al pagamento richiede poco tempo e diventa più preciso ed efficiente e permette alla vostra azienda di usufruire di sconti sui pagamenti e di tanti altri vantaggi.

Inoltre, lo stesso lavoro amministrativo è realizzato con un FTE (full-time equivalent) inferiore. Le risorse umane saranno meglio allocate, in modo da poter dedicare attenzione a compiti più gratificanti, il che porterà a una maggiore produttività e redditività. Per esempio, sarà possibile orientare l’attenzione sugli sconti da negoziare con i diversi fornitori.

La collaborazione in tempo reale per confermare i dettagli, chiarire, far fronte alle imprecisioni e la collaborazione su documenti condivisi aiutano a snellire i processi. La fatturazione automatizzata consente di evitare perdite di tempo a causa di ritardi inutili da parte di alcuni dipendenti, inoltre rende più facile il lavoro per i dipendenti da remoto, perché la gestione della contabilità passiva può essere realizzata anche a distanza.

L’aumento della convenienza e dell’efficienza portano a meno frustrazioni e conflitti, l’ambiente di lavoro risulta molto più tranquillo e i dipendenti sono più felici. Inoltre, i dipendenti possono contribuire alla crescita continua dell’azienda attraverso idee di miglioramento dei procedimenti di gestione della contabilità passiva.

È naturale che i dipendenti temano l’automazione a causa dell’idea infondata che li sostituirà nel flusso di lavoro. Tuttavia, gli studi dimostrano che la tecnologia funge da aiuto per aumentare la produttività dei dipendenti, piuttosto che sostituirli. Un’indagine condotta presso Paradigm Electronic, un produttore canadese di elettronica, ha dimostrato che l’automazione ha migliorato l’efficienza generale delle operazioni all’interno dell’azienda. L’azienda ha automatizzato la smerigliatura e la lucidatura degli altoparlanti, e l’uso dei robot ha portato a un aumento della produttività del 50%. Nessuno dei dipendenti ha perso il proprio posto di lavoro, perché chi aveva mansioni manuali ha assunto nuovi ruoli come programmatori di robot.

Allo stesso modo, in uno studio condotto dall’American Productivity and Quality Center (APQC), le imprese perdono molto denaro durante l’elaborazione delle fatture. Per esempio, alcune imprese spendono una media di 12,44 dollari per fattura. Le aziende che invece hanno deciso di applicare sistemi migliori spendono solo una media di 4,98 dollari. L’APQC ha constatato che le aziende che ricorrono all’elaborazione manuale delle fatture investono di più in spese di manodopera. Hanno anche scoperto che le aziende che hanno adottato sistemi automatizzati hanno osservato una riduzione dei costi operativi e di elaborazione.

Il flusso di lavoro della contabilità passiva, comprende diversi livelli di controllo, come l’approvazione spese, l’iscrizione nei libri contabili, l’approvazione delle fatture, le ispezioni e i controlli dei revisori, la tenuta dei registri, la pianificazione dei pagamenti e l’archiviazione. Snellire l’intero processo può risultare piuttosto frustrante perché potrebbe essere necessario modificare ogni singolo punto. Con la digitalizzazione delle fatture, questi controlli diventano più agevoli e veloci.

Prendiamo come esempio una catena di negozi al dettaglio che ha stabilito una partnership con dei fornitori e ha bisogno di elaborare i pagamenti e gestire le merci alla fine di ogni mese. Questo tipo di negozio può risparmiare molto tempo e denaro impiegando l’elaborazione automatizzata delle fatture. I fornitori devono solo caricare le fatture su un sito web o su un’app e ottenere un riscontro immediato.

Con l’archiviazione intelligente, tutti i dati necessari possono essere trasmessi in tempo reale e per via elettronica ai responsabili della gestione e ai revisori. Le informazioni rilevanti vengono estratte istantaneamente dai documenti digitali. In questo modo, le approvazioni e i pagamenti saranno effettuati in giornata o addirittura in poche ore. In caso di dubbi o domande sul processo di fatturazione, l’archivio digitale è in grado di offrire la trasparenza dei dati.

Le soluzioni di fatturazione automatizzata integrano strumenti di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che leggono le informazioni e acquisiscono i dati. L’OCR è un processo che non richiede l’intervento umano, per cui riduce significativamente l’errore nell’inserimento dei dati.

La tecnologia ha ancora margini di miglioramento, ad ogni modo. Alcune delle principali sfide associate a essa sono la complessità delle fatture e l’incoerenza nella formattazione. Pertanto, possono essere necessari la pulizia dei dati e l’intervento manuale per garantire che tutto funzioni alla perfezione.

Le tecnologie avanzate, come la tecnologia di analisi dei documenti di DocDigitizer, hanno dimostrato di essere migliori del semplice OCR perché combinano intervento umano e tecnologia. Imitano la mente umana, tenendo conto delle informazioni strutturali e semantiche e applicandole nell’acquisizione dati, con una precisione senza pari. DocDigitizer dispone inoltre di un team che lavora 24 ore su 24 per assicurare che ogni singolo documento sia accuratamente elaborato.

Un aspetto ancora più importante è che il sistema continua a migliorare, in quanto i revisori insegnano al motore di machine learning di DocDigitizer nuovi domini, modelli e informazioni semantiche. Attraverso questi miglioramenti continui, la tecnologia diventa più affidabile per gestire i compiti senza l’intervento umano.

Spesso ogni azienda ha esigenze uniche. È importante sviluppare o implementare un sistema di elaborazione automatica delle fatture che soddisfi le specifiche esigenze operative.

La fatturazione automatica potrebbe non funzionare per tutte le aziende, quindi è importante valutare se la vostra azienda è pronta a compiere questo passo. Ecco alcuni aspetti importanti da considerare:

• Quali reparti saranno responsabili del flusso di lavoro della fatturazione elettronica?
• Chi sarà responsabile del piano di transizione?
• I dipendenti hanno ricevuto formazione sui nuovi processi, formati e cambiamenti?

Con la checklist di cui sopra, potrete definire meglio i prossimi passi e assicurare che la transizione verso la fatturazione elettronica sia implementata in modo efficace.

In qualsiasi azienda e organizzazione l’introduzione di nuovi processi comporta sempre varie sfide. Pertanto, è importante poter contare su di un fornitore competente che sia in grado di allineare il vostro sistema di pianificazione delle risorse (ERP). La prossima mossa sarà far sì che la vostra azienda familiarizzi con la nuova tecnologia di fatturazione elettronica. I revisori e gli altri dipendenti interessati devono imparare quali sono i campi da compilare opzionali e quali obbligatori.

Informare le parti interessate, come fornitori e clienti, sui nuovi requisiti dovrebbe essere una priorità per evitare problemi futuri. Il passo successivo sarà quello di definire il programma e la tempistica.

L’errore umano è inevitabile, specialmente nei processi di fatturazione manuale. Negli Stati Uniti per esempio, le fatture che contengono errori determinano circa il 16% dei ritardi di pagamento. La buona notizia è che l’elaborazione automatizzata delle fatture può migliorare la coerenza, la precisione, la trasparenza, la responsabilità e il controllo del processo di fatturazione. DocDigitizer è un eccellente esempio di tecnologia che automatizza l’elaborazione dei documenti con una precisione del 100%.

La Robotic Process Automation (RPA) è un altro esempio di soluzione personalizzata per i compiti manuali che coinvolgono un’enorme quantità di carta, come l’elaborazione delle fatture. Questa soluzione è in grado di scansionare tutti i tipi di fatture in qualsiasi formato, convertendole in file digitali con possibilità di ricerca nel testo. L’automatizzazione dei processi permette inoltre di acquisire diversi componenti di una fattura, per poi registrarli e organizzarli in un sistema ERP.

I bot del software RPA automatizzano la maggior parte dei processi, tra cui l’inserimento dei dati, il download delle fatture, la riparazione degli errori e i feedback. Ecco come potete usare l’RPA, ovvero, l’automatizzazione dei processi, per trasferire le fatture dalla ricezione al pagamento in pochi minuti.

Una volta impostati, i bot di automatizzazione dei processi monitorano costantemente le e-mail con nuove fatture o le cartelle esclusive create dal personale addetto alla fatturazione passiva. Di solito, le fatture si trovano sotto forma di immagini o file PDF. Se i bot identificano una nuova fattura, la inoltrano alla fase successiva per l’estrazione dei dati.

Sfruttando l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e le capacità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), i bot possono scansionare accuratamente le informazioni di una fattura. Dopo aver acquisito le informazioni, occorre valutare la corrispondenza delle fatture a determinati criteri e dati degli ordini, attraverso:

• Controlli incrociati per evitare duplicati
• Verifica delle fatture rispetto agli ordini di acquisto
• I bot possono elaborare una fattura o inviare un feedback al revisore, a seconda dei limiti di incoerenza predefiniti
• Verifica delle fatture rispetto alle regole IVA

In caso di incongruenze, i bot dell’RPA inviano un’e-mail ai dipendenti responsabili per le correzioni. Dopo aver elaborato la fattura correttamente, saranno inviate notifiche al dipendente o al fornitore in base alle regole predefinite.

Successivamente, viene inviata un’email automatica al fornitore per confermare che abbia ricevuto il pagamento. Il responsabile sarà anch’esso avvisato quando il termine di pagamento si sta avvicinando per evitare sanzioni e ritardi di pagamento.

È possibile osservare un progresso significativo nel deep learning per quanto riguarda il modo in cui viene effettuata la lettura dei testi e l’estrazione di informazioni dai documenti. Combinando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri con i metodi di deep learning, persone e aziende possono facilmente digitalizzare i documenti, con conseguente riduzione degli errori, migliore archiviazione e registrazione, semplificazione dei compiti di inserimento manuale dei dati e migliori tempi di risposta.

Nel caso ve lo foste chiesto, l’algoritmo OCR comprende questi tre passi fondamentali:

1. La pre-elaborazione di un’immagine di partenza include il rilevamento dei contorni principali, la semplificazione e la definizione del contorno dei caratteri del testo. Si tratta di un passo comune dell’OCR per quanto riguarda i compiti che coinvolgono componenti di riconoscimento delle immagini.
2. Rilevamento del testo: Questo passo comprende il disegno di un riquadro intorno a qualsiasi testo trovato su un’immagine. Alcune delle tecniche applicate in questa fase includono il rilevatore EAST, Mask R-CNN, SSD e la tecnica della finestra scorrevole.
3. Riconoscimento del testo: Si tratta del passo finale, che riconosce il testo all’interno dei riquadri. A volte questo passo può includere l’interpretazione, in particolare in funzioni OCR complesse come l’acquisizione intelligente dei dati e il riconoscimento della scrittura.

Per molto tempo, le aziende e le piccole imprese si sono affidate alla fatturazione manuale per gestire la contabilità ed eseguire i pagamenti. L’impatto di queste procedure è stato negativo, con dipendenti stressati e insoddisfatti, fatture smarrite o archiviate in modo sbagliato, produttività ridotta, operazioni inefficienti, aumento dei costi e degli errori umani e inaffidabilità dovuta a pagamenti ritardati o mancati.

Oggi, grazie alla trasformazione digitale, il processo di fatturazione può essere realizzato in modo più efficace e preciso. La fatturazione automatizzata crea un flusso di lavoro più intelligente, efficace e preciso, il che ne spiega la diffusione sempre maggiore. L’uso del deep learning e dell’OCR permette alle macchine di eseguire queste operazioni in modo efficiente o addirittura migliore degli umani.

DocDigitizer è una tecnologia ultramoderna di analisi dei documenti che permette di acquisire dati sensibili e importanti da tutti i tipi di documenti, indipendentemente dal loro layout o formato. La tecnologia permette di automatizzare processi chiave, consentendo ai dipendenti di dedicarsi a compiti strategici. Altri vantaggi sono la riduzione dei tempi di invio delle informazioni, una maggiore efficienza e precisione, e una maggiore qualità delle informazioni laddove i ritardi e gli errori umani possono provocare impatti economici negativi.

A differenza della maggior parte dei motori OCR e delle tecnologie di estrazione dei dati, che si basano soprattutto su una serie di modelli e di configurazioni per acquisire i dati, DocDigitizer si basa sul machine learning, che è in grado di acquisire e comprendere i dati provenienti da qualsiasi documento indipendentemente dal formato e dal modello. Contattateci oggi stesso se desiderate implementare la trasformazione digitale nell’elaborazione delle fatture.