Fünf Gründe für die sehr hohen Kosten von OCR-Software

Verfasst von: Gonçalo Caeiro    (Lesedauer: 4 Minuten)

Unsere Mission bei DocDigitizer ist es, Menschen monotone Arbeiten abzunehmen. Deshalb entwickeln wir einzigartige Technologien, mit denen Unternehmen monotone Arbeiten abschaffen können. Das bedeutet auch, dass die Technologie einfach und für jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe oder seinem Budget zugänglich ist.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, weshalb OCR-Software nicht in jedem Unternehmen eingesetzt wird? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, weshalb nur sehr große Unternehmen Zugang zu dieser Software haben? Der Grund dafür ist einfach: Die Gesamtbetriebskosten eines OCR-Projekts sind enorm. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die Aufschlüsselung der Kosten. Die Kosten im Folgenden sind ein Jahresdurchschnitt. Das bedeutet, dass die folgenden Prozentsätze bei einer Nutzungsdauer von vier Jahren dem jährlichen Betrag für jeden einzelnen Posten entsprechen. Wir zeigen Ihnen der Reihe nach alle Schritte für ein neues Projekt. Die Kosten beziehen sich jeweils auf den jährlichen Betrag.

Schritt 1: Lizenz für die OCR-Software

Die Lizenzkosten für die OCR-Software liegen im vierstelligen Bereich. Je nach Umfang und Leistung beim Verarbeiten, Scannen und Extrahieren von Informationen aus Dokumenten können die Kosten auch schnell in die Hunderttausende gehen. DocDigitizer kostet dagegen viel weniger, weil es eine Dienstleistung auf Pay-per-Use-Basis ist.  Beim Umsetzen eines OCR-Projekts müssen Sie sofort eine Lizenz für die maximale Leistung erwerben, die Sie haben möchten. Die meisten Anbieter von OCR-Software können Schwankungen im Volumen bei den Lizenzkosten nicht berücksichtigen.

In der Regel belaufen sich diese Kosten auf etwa 5 % des Projekts.

Schritt 2: Hardware/virtuelle Maschinen zum Ausführen der OCR-Software erwerben oder mieten

Die Software kann alleine noch nichts. Sie müssen die OCR-Software in einer Umgebung einsetzen. Das wiederum erhöht die Gesamtbetriebskosten erheblich. Dabei geht es nicht nur um die Server oder darum, ob Sie Cloud-Server oder Server vor Ort einsetzen. Sie brauchen Personal, das die Server verwaltet, sie zu einer sicheren Infrastruktur hinzufügt, die Geschäftsabläufe garantiert oder Backups durchführt. 

Während Sie bei einem Projekt mit OCR-Software bereits zu diesem Zeitpunkt mindestens einen Betrag im fünfstelligen Bereich ausgegeben und noch immer nichts in der Hand haben, zahlen Sie mit DocDigitizer dagegen nur für das vollständig geprüfte Dokument.

In der Regel belaufen sich diese Kosten auf etwa 10 % des Projekts.

Schritt 3: Beratungs-/Entwicklungsdienstleistungen für die Umsetzung der OCR-Software

Zu diesem Zeitpunkt liegen die Kosten für Ihr OCR-Projekt bereits in einem oberen fünfstelligen Bereich, aber auch ein sechsstelliger Bereich ist möglich. Sie brauchen Beratung, um die Software zu konfigurieren, Vorlagen zu entwickeln oder andere Aufgaben für die zu bearbeitenden Dokumente und die zu extrahierenden Informationen auszuführen.

Mit DocDigitizer zahlen Sie pro extrahiertem und geprüftem Dokument. Bei einem Projekt mit OCR-Software dagegen müssen Sie für die Erstellung und Anpassung jeder einzelnen Dokumentvorlage zahlen.

Oft kommt es vor, dass Ihr Beratungsteam zwei Tage an einer Vorlage gefeilt hat, man aber nur 50 Dokumente dieser Art pro Monat erhält und die Rechnung für diese Vorlage im dreistelligen Bereich liegt. Jetzt könnten Sie denken, dies sei nur schlechtes Projektmanagement. Doch wenn Ihr Projekt mit sehr vielen Vorlagen arbeiten muss, können wir Ihnen garantieren, dass dieses Szenario alles andere als selten ist.

In der Regel belaufen sich diese Kosten auf etwa 30 % des Projekts.

Kostenaufschlüsselung für ein Projekt mit OCR-Software

Schritt 4: Aufbau und Leitung des OCR-Prüfungsteams

Das Projekt läuft bereits im dritten Monat und es gibt Verzögerungen. Zahlreiche Meetings und Probleme mit Servern, der Installation und Entwicklung und zusätzliche Beratungskosten lassen das Projekt bereits in die roten Zahlen rutschen. Doch wenigstens können Sie loslegen und ein paar Dokumente richtig verarbeiten. Falsch gedacht!

Denn OCR-Software ist nicht sehr genau. Bei optimistischer Betrachtung erhalten Sie Dokumente (d. h. alle Felder wurden richtig extrahiert) mit einer Genauigkeit von höchstens 80 %. An dieser Stelle wissen Sie, dass Sie ein Prüfungsteam einsetzen müssen. In der Phase werden die Kosten unübersichtlich. Welcher Kostenstelle ordnen Sie die jährlichen Kosten für das OCR-Prüfungsteam zu?  Es handelt sich schließlich um OPEX und vielleicht ordnen Sie die Kosten der OPEX-Kostenstelle der Abteilung zu, für die die Dokumente gedacht sind. 

Bald wird Ihnen klar, dass das Prüfungsteam in einem betrieblichen Albtraum steckt. Sie müssen nicht nur die uneinheitliche Qualität von unterschiedlichen Textaufbereitern, sondern auch Urlaubs- und Fehltage, aber vor allem Nachfragespitzen berücksichtigen. Sie werden jedoch feststellen, dass sich die Größe Ihres Teams nicht ohne Weiteres erhöhen oder reduzieren lässt.

In der Regel belaufen sich diese Kosten auf etwa 40 % des Projekts.

Schritt 5: Wartung und Support für das OCR-Softwareprojekt

Bei einer Projektlaufzeit von vier Jahren fallen Kosten für die Wartung der Software und für Änderungen an der Konfiguration der Dokumentvorlagen an. Darüber hinaus müssen weitere Kosten, z. B. für die Leitung der Teams, die Personalabteilung und die IT, berücksichtigt werden.

In der Regel belaufen sich diese Kosten auf etwa 15 % des Projekts.

Fazit: Die wahren Kosten eines OCR-Softwareprojekts

Bei der Berechnung der Kosten für eine intern eingesetzte OCR-Software lässt man sich leicht von den potenziell niedrigen Lizenzkosten für eine OCR-Softwarelösung verführen. Nach vier Jahren Einsatz eines solchen Projekts kommen die Kunden in der Regel zu dem Schluss, dass die Gesamtbetriebskosten das 20-fache der Kosten für die eigentliche OCR-Software betragen. Wenn man die Opportunitätskosten berücksichtigt, d. h. die Zeit, die Sie gebraucht haben, um das Projekt zum Laufen zu bringen, und die damit verbundenen Einschränkungen, dann steigen die Kosten auch schnell auf das 40- bis 80-fache. 

Mit DocDigitizer können Sie innerhalb weniger Stunden loslegen ohne Set-up, mit garantiert genau extrahierten Daten und vollem Pay-per-Use-Modell. Die Skalierung ist kinderleicht. Es gibt keine problemanfälligen Bereitstellungen und Wartungen. Sie haben die Garantie, dass Sie mit dem besten Produktivitätsverhältnis arbeiten, das Ihnen KI und ML bieten.