Soluciones IDP: ¿Cuál es la mejor opción para su empresa?

El IDP (procesamiento inteligente de documentos) ha conseguido colmar el vacío que había dejado el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) tradicional en los últimos años mediante la introducción de soluciones de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML), cuya popularidad aumenta cada día.

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) tradicional tiene numerosos defectos que la convierten en una solución inadecuada para usarla a gran escala. El IDP ha podido colmar el vacío que dejaba el software OCR tradicional en los últimos años, introduciendo soluciones basadas en la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML), cuya popularidad aumenta cada día.

El IDP permite transformar documentos físicos en versiones digitales editables en cuestión de segundos y con gran precisión. El IDP tiene la capacidad de convertir cualquier tipo de documento físico, tanto si se trata de documentos creados digitalmente como impresos o escritos a mano.

Existen numerosos proveedores de servicios que ofrecen soluciones de IDP. Si bien la idea principal del servicio consiste en utilizar la IA y el aprendizaje automático para facilitar el procesamiento de documentos, esta tecnología recibe varios nombres. La clave está en utilizar la tecnología actual para convertir los documentos en equivalentes digitales que se puedan procesar con un elevado nivel de precisión.

El software de procesamiento inteligente de documentos recopila datos a partir de documentos y los introduce en un sistema en línea para procesarlos de forma sistemática y sencilla. Una de las ventajas más importantes que conlleva el procesamiento inteligente de documentos es la capacidad de automatizar todo el proceso y reducir los errores humanos. Las soluciones actuales para IDP se presentan bajo distintas formas y tamaños; a continuación, le mostramos un resumen básico.

El software IDP consigue resolver los problemas que presenta la extracción de datos mediante tecnologías de vanguardia. Estas aplicaciones pueden servirse de diferentes técnicas, lo que da como resultado distintas aplicaciones de procesamiento inteligente de documentos. 

A continuación, se muestran algunas de las soluciones más comunes del mercado:

• Soluciones innovadoras para el procesamiento inteligente de documentos

La IA y las tecnologías de aprendizaje automático ofrecen un mundo de posibilidades. Aunque la automatización nos ha hecho la vida más fácil, también ha traído unos cuantos problemas. Si bien algunas dificultades se pueden resolver ajustando los métodos actuales, para solucionar otras es necesario recurrir a la innovación y a la aplicación de tecnología de vanguardia, algo que también se puede aplicar al procesamiento de documentos. La mayoría de las empresas utilizan criterios sencillos a la hora de elegir la solución que atiende sus necesidades relativas al procesamiento de documentos. Sin embargo, ciertas necesidades empresariales requieren utilizar un enfoque creativo y el uso de IA, aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural y otras tecnologías en auge.

Los innovadores proveedores de soluciones IDP adoptan un enfoque innovador para el procesamiento de documentos, lo que les permite diseñar procesos y sistemas eficientes y duraderos. Si desea ser creativo, elija un socio innovador y aproveche las ventajas que aporta el procesamiento inteligente de documentos.

• Soluciones heredadas para el procesamiento inteligente de documentos

Para ofrecer soluciones IDP, algunos proveedores tradicionales de OCR o RPA (automatización de procesos robóticos) pueden integrar IA o ML en sus sistemas más antiguos. Como resultado, muchas plataformas heredadas se centran en diversos servicios automatizados en lugar de en el IDP. Muchas empresas eligen soluciones IDP heredadas para ahorrar dinero o bien para tener una herramienta completa con la que satisfacer sus requisitos de automatización. Estas soluciones suelen ser eficaces en empresas con enormes volúmenes de documentos fáciles de convertir y con pocas variaciones. Sin embargo, resulta esencial tener en cuenta que estas soluciones pueden presentar fuertes restricciones. De este modo, es fundamental determinar si las soluciones del proveedor actual se ajustan a sus necesidades. Si no consigue satisfacer sus necesidades relativas a la automatización de documentos, tal vez desee considerar la posibilidad de pasar a una plataforma alternativa para el procesamiento inteligente de datos.

• Soluciones inteligentes para el procesamiento de documentos orientadas a un nicho de mercado específico

A los sectores de mercado especializados se les denomina «nichos». Todos los productos y servicios resultan, por lo general, accesibles, y existen variedades especializadas, que son el resultado de la era de la superespecialización. Los fabricantes de camisas, por ejemplo, solían producir camisas de talla media, pero hoy en día existen distintos tipos de ajuste para diferentes formas corporales. En realidad, muchos estamos acostumbrados a recibir productos y servicios personalizados. El IDP no es una excepción. Muchas organizaciones ofrecen soluciones para el procesamiento inteligente de documentos adaptadas a un determinado mercado o a ciertos casos de uso. Busque soluciones IDP especializadas si su empresa posee necesidades únicas respecto al procesamiento de documentos.

• Integradores de sistemas con IDP

Accenture, Deloitte, KPMG o PwC, así como otras empresas de integración de sistemas, tienen como objetivo trasladar todos los procesos, aplicaciones y software a un entorno unificado. Con el aumento de la demanda de soluciones OCR o IDP impulsadas mediante IA en los últimos años, varios integradores de sistemas han comenzado a incluir servicios IDP entre sus ofertas. Algunos integradores de sistemas crean soluciones IDP internamente, si bien la mayoría dependen de un socio externo que se encarga del procesamiento inteligente de documentos. La mayoría de las empresas que forman parte del mercado de integración de sistemas son empresas grandes y responsables que se esfuerzan por ofrecer soluciones rentables a sus clientes. Sin embargo, debido a que el IDP representa solamente la mitad de la solución, es posible que no cuente con el nivel de precisión que requieren sus documentos. Asegúrese de estar familiarizado con las capacidades y ventajas que conlleva el procesamiento inteligente de documentos que dichas empresas ofrecen.

• Proveedores de tecnología IDP

Puede emplear componentes de software de tecnología de terceros, como, por ejemplo, visión informática, OCR y otras capacidades de IDP, para crear capacidades internas de IDP si posee conocimientos tecnológicos o si gestiona una empresa que cuenta con especialistas técnicos. Aunque no se trata de soluciones IDP completas, las organizaciones con flujos de trabajo sencillos para los documentos pueden decantarse por crear estas funciones internamente mediante software de terceros. Sin embargo, este procedimiento puede requerir mucho tiempo y dinero, e incluso un equipo dedicado de especialistas de TI que lo supervise en todo momento, además de tener que invertir una cantidad significativa de tiempo, energía y dinero en profundizar en la materia. Si su empresa necesita llevar a cabo una implementación rápida y precisa, una buena idea consiste en recurrir a agentes de IDP dedicados que cuenten con una amplia experiencia en distintos tipos de implementaciones.

Antes de decidirse por una solución IDP en concreto, debe considerar las variaciones en la calidad de los documentos y la inclusión de documentos ilegibles de mala calidad en la base de datos. A menos que los documentos sean ininteligibles incluso a simple vista, un proveedor de IDP de buena reputación debería ser capaz de manejar documentos con una calidad variable.

Un sistema capaz de manejar estas situaciones también podrá hacerse cargo de la mayoría de sus necesidades relativas al procesamiento de documentos. Seleccione el mejor proveedor en función de estos cuatro pilares una vez que haya determinado el tipo de solución IDP que necesita:

1. Las principales capacidades de la solución que ofrece el proveedor. Aunque es más fácil juzgar la eficacia de una solución IDP en función de su precisión, también resulta fundamental encontrar una solución capaz de identificar correctamente un documento o campo que no consiga leer y enviarlo para que lo analice una persona. De este modo, se minimiza de manera significativa la carga de trabajo durante el control de calidad humano, permitiendo que las personas intervengan únicamente cuando y donde sea necesario.
2. El proveedor debe contar con un entorno tecnológico que le permita utilizar plenamente las capacidades de automatización inteligente.
3. La industria del procesamiento inteligente de documentos aún está dando sus primeros pasos. Así, debe buscar un proveedor que ofrezca sesiones de formación autoguiadas con suficiente información como para que su personal pueda manejar la tecnología. Para disfrutar de una experiencia agradable, asegúrese de que el proveedor tiene una excelente reputación a la hora de brindar servicios de asistencia y mantenimiento de productos de calidad.
4. El cuarto factor, el más importante, es el coste. Existen diferentes esquemas de precios disponibles. A continuación, se muestran algunos ejemplos de modelos de precios:

• Algunos proveedores ofrecen una solución a precio fijo con la que, por una tarifa fija, puede procesar tantos documentos como desee desde una máquina.
• También encontrará un modelo de precios en función del volumen y de la complejidad de los documentos.
• Algunos proveedores ofrecen planes de precios basados en la precisión del resultado.
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DocDigitizer combina la IA y el aprendizaje automático con un proceso con participación humana diseñado por expertos, a fin de extraer cualquier tipo de datos no estructurados a partir de documentos e introducirlos en un sistema en línea que permite agilizar todo el proceso de gestión de documentos. Una de las ventajas más importantes que aporta el motor de procesamiento inteligente de documentos de DocDigitizer es permitir que todo el proceso se automatice, evitando errores humanos e introduciendo datos con una precisión del 100 % directamente en los sistemas. 

• Los documentos no estructurados, semiestructurados y estructurados pueden beneficiarse del sistema automático inteligente de extracción, reconocimiento, categorización y validación de datos.
• Para la categorización de documentos y la extracción de datos, un motor semántico, junto al procesamiento de lenguaje natural, elimina la necesidad de usar plantillas y de configurar el sistema.
• La automatización continua de los procesos y la validación experta con participación humana a la hora de gestionar el flujo de trabajo que contempla excepciones en los documentos se guían mediante algoritmos de aprendizaje automático.
• La API REST permite integrarlo perfectamente con las aplicaciones de flujo de trabajo, RPA y OCR actuales.
• El correo tradicional (en papel), el correo electrónico, los archivos adjuntos, los formularios web, los faxes y el intercambio electrónico de datos (EDI) son ejemplos de diferentes tipos de fuentes.

• La automatización inteligente se utiliza para procesar material no estructurado con el fin de adquirir conocimientos y desencadenar determinadas acciones, mientras que la participación humana se utiliza para optimizar el proceso y garantizar resultados con una precisión del 100 %.
• Aumenta la eficiencia al reducir el tiempo medio de gestión y la cantidad de errores.
• Solución de pago por uso de software como servicio (SaaS).
• Los paneles permiten monitorizar los costes, la calidad, la capacidad y la productividad, lo que permite gestionar todo de forma más eficiente.