Découvrez les 5 raisons pour lesquelles le logiciel OCR revient très cher

Écrit par: Gonçalo Caeiro   (4-min. de lecture)

Chez DocDigitizer, notre mission est de débarrasser les humains du travail robotisé. Cela se concrétise par la conception d’une excellente technologie pour aider les entreprises à éliminer le travail robotique. Cela se traduit également par le fait de rendre la technologie accessible et simple pour toute activité ou entreprise, quelle que soit sa taille ou ses moyens financiers.

Alors pourquoi le logiciel OCR n’est-il pas présent dans toutes les entreprises ? Pourquoi seules les très grandes sociétés y ont-elles accès ? La raison est très simple : le coût total de la propriété d’un projet OCR est énorme. Nous allons détailler, étape par étape, la répartition des coûts. Le montant représenté ci-dessous est une moyenne annuelle. Cela signifie que, si l’on prend une durée de vie de quatre ans, les pourcentages reproduits ci-dessous constituent la contribution annuelle de chaque élément. Nous avons exposé ces étapes par séquences, depuis la perspective du lancement d’un nouveau projet, même si les coûts se réfèrent à la contribution annuelle.

Étape n º 1 : octroie de la licence du logiciel OCR

Le plus petit prix pour une licence de logiciel OCR s’élève à des milliers de dollars. Il peut facilement atteindre des centaines de milliers de dollars, selon le volume et la capacité à traiter, scanner et extraire des informations à partir de documents. Ce n’est pas le cas de DocDigitizer qui n’est facturé qu’en fonction de ce qui est réellement utilisé. Lors du déploiement d’un projet OCR, vous devez obtenir immédiatement une licence pour la capacité totale et maximale que vous aurez à traiter. La grande majorité des fournisseurs de logiciel OCR ne sont pas en mesure de gérer les fluctuations de volumes depuis la perspective du coût de la licence.

En général, ce coût est fixé à environ 5 % du projet.

Étape n º 2 : Acquérir ou louer le matériel / machines virtuelles pour faire fonctionner le logiciel OCR

Seul, le logiciel ne fait rien. Vous devez le déployer au sein d’un environnement. À ce stade, il faut rajouter quelques milliers de dollars au coût total de propriété. Il ne s’agit pas seulement des serveurs, qu’ils soient en nuage ou sur site.  Il vous faudra quelqu’un pour les gérer, en les ajoutant à votre structure sécurisée, aux opérations de garantie, aux sauvegardes et ainsi de suite. 

À ce stade, à l’inverse de DocDigitizer, où vous ne payez qu’en fonction des documents extraits entièrement validés, avec un projet de déploiement de logiciel OCR, vous dépensez déjà des milliers de dollars alors qu’il n’y a encore rien qui fonctionne.

En général, ce coût s’élève à environ 10 % du projet

Étape n º 3 : Services de conseil/développement pour mettre en œuvre un logiciel OCR

À ce stade, le coût de votre projet OCR est déjà supérieur à cent mille dollars, mais a vraisemblablement passé la barre des cinq cent mille. Vous aurez besoin de services de conseil afin de configurer le software, développer les modèles, sans oublier de prendre en compte le type de documents que vous devez gérer et le type d’informations que vous devez extraire. 

Avec DocDigitizer vous payez par document extrait et validé. À l’inverse, avec un projet de logiciel OCR, vous allez vous retrouver à payer pour concevoir et peaufiner chaque modèle de document.

Il est fréquent qu’à un moment, on découvre que l’équipe de conseil a passé deux jours à mettre au point un modèle pour un type de documents qui ne représente que 50 documents par mois. Toutefois, la facture pour ce modèle s’élève à environ deux mille dollars. Il est possible que vous estimiez qu’il s’agit là, peut-être, d’une mauvaise gestion de projet, mais lorsque votre projet s’appuie sur des dizaines ou des centaines de modèles, nous vous garantissons que ces situations ne sont pas rares du tout.

En général, ce coût est fixé à environ 30 % du projet.

Répartition des coûts du projet du logiciel OCR

Étape nº 4 : bâtir et gérer l’équipe de révision et d’éditeurs 

Un trimestre est déjà passé depuis le début du projet et le retard se fait sentir. Plusieurs réunions et maux de tête concernant les frais relatifs aux serveurs, à l’installation, au développement et au conseil supplémentaire placent, dès à présent, le projet sur la ligne rouge. Au moins, vous êtes prêt à faire démarrer le processus avec quelques documents. Non, n’agissez pas ainsi !

Après tout, le logiciel n’est pas si précis que ça. D’un point de vue optimiste, vous obtiendrez des documents (c’est-à-dire avec tous les champs bien extraits) avec une précision de 80 %, au plus. À ce stade, vous avez conscience qu’il vous faudra déployer une équipe de révision. Les finances commencent alors à devenir confuses. À quel centre de coût affectez-vous le coût annuel de l’équipe de révision OCR ? Après tout, c’est une dépense d’exploitation (OPEX) et il est possible que vous l’allouiez au centre OPEX de l’unité commerciale à laquelle les documents se reportent. 

Très vite, vous comprenez que l’équipe de révision est un cauchemar opérationnel. Vous devez vous résigner à compter sur une qualité irrégulière selon les éditeurs, les vacances, les maladies ou pire, un pic de demande. Vous apprenez également que vous ne pouvez pas facilement augmenter ou diminuer la taille de votre équipe.

En général, ce coût est fixé à environ 40 % du projet.

Étape n º 5 : manutention et support du projet de logiciel OCR 

Considérant une durée de vie de projet de quatre ans, vous paierez pour la manutention du logiciel et les changements exigés à la configuration de modèles de documents et ainsi de suite. Vous devrez prendre en compte une multitude de frais parmi lesquels, les équipes de gestion, les RH et les TI.

En général, ce coût est fixé à environ 15 % du projet.

Au moment de calculer les coûts d’un logiciel OCR déployé en interne, il est facile d’être attiré par une licence éventuellement abordable en louant une solution de logiciel OCR. Après quatre ans de fonctionnement de tels projets, les clients estiment, au final, que le coût total de propriété est vingt fois supérieur au coût du logiciel OCR lui-même. Lorsque vous tenez compte du coût de l’opportunité, comme le temps que vous prenez à lancer le projet et les limitations y afférentes, ce coût atteint entre 40 et 80 fois le coût du logiciel. 

Avec DocDigitizer, vous pouvez être opérationnel en quelques heures, sans aucune configuration nécessaire, avec la pleine garantie de la précision des données extraites et un paiement à l’usage. Vous pouvez l’ajuster selon vos besoins, sans déploiement ou maintenance difficile de projets tout en ayant l’assurance de travailler avec le meilleur rapport de productivité possible que peuvent fournir l’IA et l’apprentissage.