RPA und No-Code: Automatisierung von Geschäftsabläufen

Untersuchungen von Automation Anywhere haben ergeben, dass die Dateneingabe die Liste der meistgehassten technischen Berufe im Vereinigten Königreich anführt. Diese Erkenntnis ist keine Überraschung, denn ähnliche Ansichten sind in der gesamten Welt zu beobachten. Warum das so ist, liegt auf der Hand: Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weltweit vergeuden mehr als 40 % ihrer Arbeitszeit mit solchen Aufgaben.

Es gibt Argumente gegen die Digitalisierung dieser Aufgaben. Das größte Argument der Gegner ist wohl, dass die Arbeitslosigkeit steigen würde. Angesichts der Tatsache, dass Personal dank eines großflächigen Internetzugangs schneller als je zuvor neue Fähigkeiten erwirbt, ist diese Einstellung beim Personal allerdings nicht mehr weitverbreitet: So haben beispielweise 80 % aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich den Wunsch geäußert, Routineaufgaben automatisieren zu lassen.

Ähnliche Untersuchungen von Organisationen wie OnePoll haben ergeben, dass sich die Einstellung der Menschen gegenüber der Digitalisierung langweiliger und repetitiver Aufgaben weitgehend geändert hat. Die Studie ergab, dass 73 % aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich digitale Verwaltungsaufgaben gerne automatisiert hätten, da diese Aufgaben eine schlechte Nutzung ihrer Computerkenntnisse darstellen. Sie gaben an, dass diese Aufgaben die Erledigung ihrer eigentlichen Arbeit behindern und zu einer geringeren Produktivität führen.

RPA (Robotic Process Automation) bietet für Personal und Unternehmen, die diese Produktivität zurückgewinnen möchten, eine Lösung. RPA wird im Allgemeinen als „Bots“ bezeichnet, weil automatisierte Software-Roboter eingesetzt werden. In den letzten Jahren wurden sehr viele Bots entwickelt und eingesetzt, die bei Unternehmen und Personal unbeliebte digitale Verwaltungsaufgaben erledigen sollen. Darüber hinaus bieten No-Code-Dienste ähnliche Lösungen, denn mit ihnen können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer digitale Verwaltungsaufgaben wie repetitive Dateneingaben vermeiden. Jedoch müssen Unternehmen mit diesen Diensten keine Software-Roboter integrieren. Stattdessen versucht No-Code, den traditionellen Prozess der Softwareentwicklung zu ersetzen und technisch weniger versiertes Personal mit Tools auszustatten, damit es in der Lage ist, schnell stabile Software für seine Aufgaben zu entwickeln.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, aus welchem Grund RPA und No-Code nicht die Aufmerksamkeit erhalten haben, die sie verdienen, wenn sie doch genau das liefern, was Unternehmen brauchen. Tatsache ist, dass die Vorlaufkosten für die Integration von No-Code oder RPA in einem Unternehmen schon immer ein Hindernis waren. Die Einstellung von Fachkräften für die Entwicklung von RPA kann schnell viele Kosten verursachen, die das Unternehmen innerhalb weniger Monate zahlen muss.

Nichtsdestotrotz hat die Welt sich weiterentwickelt, so dass der Einsatz von No-Code- und Low-Code-Software attraktiver denn je ist.

Als 2020 die COVID-19-Pandemie um sich griff, waren Millionen von Unternehmen weltweit gezwungen, ihren täglichen Betrieb einzuschränken. Dies bedeutete, dass Personal nicht mehr um 9 Uhr morgens zur Arbeit kommen und um 17 Uhr gehen konnte, ohne sich dem Risiko einer Ansteckung mit dem Virus auszusetzen. Die meisten Unternehmen entschieden sich dafür, ihrem Personal das Arbeiten im Homeoffice anzubieten und nur wichtiges Personal wie Führungskräfte täglich im Büro erscheinen zu lassen.

Auch wenn viele Unternehmen mit der Umstellung gut zurechtkamen, waren andere für eine so drastische Veränderung nicht bereit, weil sie nicht über die notwendigen Prozesse und Systeme verfügten, um ihrem Personal ein Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Diese Diskrepanz erforderte dringend Lösungen zur Umwandlung der traditionellen Arbeitsgestaltung in digitalfreundliche Prozesse. Doch vor allem brauchte fast jedes Unternehmen eine Plattform, über die sich das Personal verbinden konnte. Die Nachfrage nach Front- und Back-End-Entwicklern schoss in die Höhe. Bald schon wurde klar, dass es nicht genug Fachkräfte gab, um die Nachfrage zu decken, und zu allem Überfluss mussten die Unternehmen aufgrund der hohen Nachfrage sehr viel Geld investieren, um die Fachkräfte einzustellen. Unternehmen begannen, sich nach alternativen Digitalisierungslösungen wie Low-Code- und No-Code-Lösungen umzusehen.

Unternehmen mit einsatzbereiten RPA-Systemen erkannten auch, dass sie aufgrund schneller Veränderungen im Marketing auf Low-Code- und No-Code-Lösungen zurückgreifen mussten. Es wurde deutlich, dass RPA nicht ausreichte, um sich an die Veränderungen in den meisten Branchen anpassen zu können. So haben RPA-konforme Unternehmen erkannt, dass die ihnen zur Verfügung stehenden Softwarelösungen ziemlich spezifisch sind.

Bei einer Änderung des Geschäftsumfelds waren die RPA-Lösungen nicht mehr brauchbar, weil sie für bestimmte Anforderungen fest codiert worden waren. Jedes Unternehmen brauchte einen Weg, die eigene Software schnell an die Veränderungen anzupassen. Mit Low-Code- und No-Code-Diensten konnten diese Unternehmen die erforderliche Software entwickeln, ohne dass übermäßige Kosten für die Einstellung der notwendigen Fachkräfte anfielen.

Anfang 2021 lockerten mehrere Länder weltweit die COVID-19-Beschränkungen und öffneten ihre Volkswirtschaften. Nach dieser Entwicklung stellte sich die Frage, ob sich Low-Code- und No-Code-Lösungen weiterhin durchsetzen würden. Gartner hat jedoch prognostiziert, dass die meisten Unternehmen, die diesen Wandel vollzogen haben, nicht zu den älteren Softwareentwicklungslösungen zurückkehren wollen.

Zu den Vorteilen, die diese Unternehmen festgestellt haben, gehören eine stärkere Remote-Entwicklung und kürzere Software-Implementierungszyklen. Im Rahmen der Studie wurde festgestellt, dass die Technologien, die eine Low-Code- und No-Code-Entwicklung möglich machen, zwischen 2020 und 2021 um 23 % zugenommen haben. Das ist ziemlich beeindruckend, wenn man bedenkt, dass die Lösung von vielen Branchen weltweit genutzt wird.

Es muss die Anziehungskraft von Low-Code- und No-Code-Lösungen für das Personal und Unternehmen untersucht werden.

Mit Low-Code und No-Code müssen Fachkräfte für die Softwareentwicklung ihre Zeit nicht damit verbringen, individuelle Lösungen für alltägliche Probleme zu entwickeln. So benötigen beispielsweise fast alle Unternehmen, die Berichte aus mehreren Abteilungen verarbeiten müssen, einen Weg zur Konsolidierung der Eingaben. Low-Code- und No-Code-Lösungen stellen sicher, dass Programmentwickler ihre Zeit nicht mit der Entwicklung von Lösungen verbringen müssen, die in der gesamten Branche bereits mehrfach implementiert wurden. Stattdessen können sie sich auf neue Probleme konzentrieren, mit denen ihre Unternehmen konfrontiert werden. Daher sind sie besser dran, wenn sie sich mit den für ihr Unternehmen spezifischen Herausforderungen befassen. Kleinere Software-Herausforderungen können problemlos mit No-Code-Lösungen bewältigt werden. Auf der anderen Seite braucht man für große Entwicklungsprobleme neue Lösungen, deren Erarbeitung Monate oder Jahre dauern kann.

Citizen Developer sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Unternehmen mit nicht technischen Aufgaben, die aber spezialisierte Software verwenden müssen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Diese Personen profitieren unter anderem am meisten von Low-Code- und No-Code-Lösungen. Bislang musste sich zum Beispiel das Personal aus den Personal-, Finanz- und Buchhaltungsabteilungen darauf verlassen, dass die IT-Abteilung jede Software, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, entwickelt. In anderen Fällen musste das Personal mit externen RPA-Teams zusammenarbeiten, um Zugang zu neuer Software zu erhalten. Low-Code- und No-Code-Lösungen sind ideal, weil Citizen Developer die notwendigen Softwarelösungen mit wenigen oder gar keinen IT-Kenntnissen erstellen können. Es handelt sich vor allem um Aufgaben mit geringem Schwierigkeitsgrad, die problemlos mit einer speziellen Low-Code-Plattform bewältigt werden können. Über eine Plattform wie DocDigitizer kann Ihre Buchhaltung beispielsweise problemlos eine Lösung entwickeln, mit der sie handschriftliche Jahresabschlüsse erfassen kann.

Eine der größten Bedenken von Führungskräften bei Low-Code- und No-Code-Lösungen ist die Kontrolle. Citizen Developer sind nicht im Software Development Lifecycle (SDLC) geschult. Auf der Suche nach Lösungen für verschiedene Herausforderungen könnten sie sich auch außerhalb des Unternehmens umsehen. Hier sind Fachkräfte für die Enterprise Architecture gefragt. Diese Fachkräfte sollen dafür sorgen, dass die Entwicklung von Low-Code- und No-Code-Lösungen richtig geregelt ist.

IT-Führungskräfte profitieren ebenfalls stark von Low-Code- und No-Code-Lösungen. Bei traditioneller und moderner RPA müssen IT-Führungskräfte alle neuen Softwarelösungen prüfen und genehmigen, was aufgrund der hohen Anforderungen schnell zu Engpässen führen kann. Bei der Low-Code- und No-Code-Entwicklung ist der Genehmigungsprozess weniger streng, weil die Lösungen im Vergleich zu herkömmlicher Software weniger anspruchsvoll sind. IT-Führungskräfte müssen sich nicht jede Woche um die Prüfung unzähliger Aufgaben kümmern und können sich auf die wenigen komplizierten Projekte konzentrieren, die das IT-Team nicht an Citizen Developer delegieren kann. Der größte Vorteil von Low-Code- und No-Code-Lösungen kam in einem überraschenden Teil der Industrie zum Vorschein: bei den KMUs. Kleine und mittelständische Unternehmen zeichnen sich durch die Notwendigkeit aus, so viele Vorgänge wie möglich gleichzeitig auszuführen. Manchmal verfügen die Unternehmen auch nicht über die Ressourcen, die für den Aufbau einer IT-Abteilung notwendig sind. Hier kommen Low-Code- und No-Code-Lösungen ins Spiel: Sie unterstützen diese Unternehmen bei der Entwicklung individueller Softwarelösungen ganz ohne Entwicklungskosten.

Genau in solchen Fällen können Unternehmen ohne umfassendes IT-Team von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren, d. h. bessere Agilität, niedrigere Betriebskosten, höhere Produktivität, bessere Customer Experience, effektives Risikomanagement, einfache Umsetzung und schnellere Transformation. Gerade beim letzten Punkt können Citizen Developer in Ihrem kleinen Unternehmen schnell Software entwickeln oder ändern, um auf die Veränderungen in Ihrer Branche zu reagieren.

Sowohl RPA- als auch No-Code-Lösungen haben Vor- und Nachteile, die sie für unterschiedliche Arten von Personal und Unternehmen ideal machen. Die Frage, ob ein Unternehmen RPA oder eine Low-Code-Lösung einsetzen sollte, ist komplex und es gibt keine einfache Antwort. Kurz und knapp: RPA eignet sich perfekt für jede Organisationsstruktur mit einfachen und repetitiven Aufgaben.

Umgekehrt sollten Sie Low-Code- oder No-Code-Dienste in Betracht ziehen, wenn die Probleme, die Sie lösen müssen, neue Lösungen, eine unternehmensweite Automatisierung von Geschäftsabläufen und die Integration von externen Systemen notwendig machen. Bitte beachten Sie, dass Low-Code- und No-Code-Lösungen auch für die Automatisierung einfacher repetitiver Aufgaben in kleinen Unternehmen eingesetzt werden können.

Trotz dieser offensichtlichen Anwendungsfälle sollten Sie eine Hybridlösung in Betracht ziehen, bei der RPA als Ergänzung zu Low-Code und No-Code eingesetzt wird. So ist es beispielsweise sehr schwierig, eine RPA-Lösung zu entwickeln, die Aufgaben in einem Legacy-System automatisiert. Der Grund? Man muss alle Legacy-Systeme sehr gut kennen und das ist eine Aufgabe, die in einem großen Unternehmen zu teuer sein kann.

Probleme entstehen, wenn die Daten, die mit dem neuen RPA-System harmonisiert werden müssen, unstrukturiert sind. Software-Bots funktionieren am besten in Umgebungen, in denen die Daten gut strukturiert sind, da die meisten KI-basierten Funktionen auf Was-Wäre-Wenn-Analysen und Prognosen beruhen. Außerdem ist es weder einfach noch billig, einen Softwareentwickler zu finden, der sich mit einem veralteten System auskennt, das speziell für Ihr Unternehmen entwickelt wurde.

Mit der Implementierung einer Low-Code- oder No-Code-Lösung kann man einfach mit Legacy-Systemen arbeiten, insbesondere wenn die ältere Struktur gut dokumentiert ist. Ein hybrider Ansatz stellt sicher, dass RPA-Verfahren zur Entwicklung von No-Code-Lösungen verwendet werden können, die sich nahtlos in alle bestehenden Frameworks integrieren lassen.

Eine hybride Lösung eignet sich hervorragend für Unternehmen, die ihre Geschäftsabläufe automatisieren und stabilisieren müssen. So könnte RPA beispielsweise verwendet werden, um eine Liste mit unzähligen Datensätzen zu filtern. Allerdings kann es ineffizient und unpraktisch sein, dieselbe Lösung zu verwenden, um die Auswahlliste in das bestehende System zu integrieren. Für diese Aufgabe kann die Low-Code- oder No-Code-Prozessautomatisierung eine bessere Option sein, da Citizen Developer für das Unternehmen einzigartige Funktionen einführen können.

Für die meisten Unternehmen, die seit mehreren Jahrzehnten im Geschäft sind, eignet sich ein hybrider Ansatz besser. Mit dieser Methode können sie die Automatisierung von Geschäftsabläufen mit RPA einführen, ohne auf die Vorteile einer Integration von Low-Code- und No-Code-Diensten zu verzichten. Einige KI-basierte No-Code-Lösungen wie DocDigitizer wurden für solche Fälle entwickelt.

DocDigitizer ist eine No-Code-Plattform mit hervorragender Datenerfassung und Datenextraktion, mit denen die Zeit Ihres Personals für andere Aufgaben als die manuelle Eingabe von Informationen in den Computer eingesetzt werden kann. Im Gegensatz zu anderen Lösungen zum Scannen von Daten auf der Grundlage von RPA-Verfahren haben Sie keine Einschränkungen bei der individuellen Anpassung.

Mit der Lösung von DocDigitizer wird das Personal in Ihrem Unternehmen zu Citizen Developer und Sie werden von den Zwängen kostspieliger Entwicklungsteams und -verfahren befreit. DocDigitizer bietet mit seinem Human-in-the-Loop-Ansatz zuverlässige Datenerfassung und Datenextraktion. Mit unserer Lösung können Unternehmen ihre Anwendungen erweitern, die für die Arbeit mit verarbeiteten Dokumenten integriert werden können. Sie werden feststellen, dass die meisten Softwarelösungen von Drittanbietern die Eingaben von DocDigitizer problemlos verarbeiten können. Das ist eine große Stärke von No-Code-Systemen.

DocDigitizer zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, mit unterschiedlichen Datensätzen arbeiten zu können. Sie müssen sich keine Gedanken über die Struktur der Informationen machen, die Ihr Unternehmen verarbeiten soll. Die IDP-Funktionen (Intelligent Document Processing) der Plattform werden eingesetzt, um unstrukturierte und semistrukturierte Daten in verwertbare Informationen umzuwandeln, die von individueller Software und Software von Drittanbietern verarbeitet werden können.