Quelle solution IDP convient le mieux à votre entreprise ?

Ces dernières années, le traitement intelligent des documents (IDP, de l’anglais Intelligent document processing) a réussi à combler le vide laissé par les logiciels traditionnels de reconnaissance optique de caractères. Pour cela, il fait appel à des solutions intégrant l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine (en anglais, machine learning) dont la popularité augmente chaque jour.

La technologie traditionnelle de reconnaissance optique de caractères a de nombreux défauts qui entravent son utilisation à grande échelle. Ces dernières années, l’IDP a réussi à combler le vide laissé par les logiciels traditionnels de reconnaissance optique de caractères. Il a, pour cela, fait appel à des solutions intégrant l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine (en anglais, machine learning) dont la popularité augmente chaque jour.

Grâce à l’IDP, vous pouvez transformer des documents papier en versions numériques modifiables en quelques secondes et avec un niveau élevé de précision. L’IDP est en mesure de convertir tous les types de documents physiques, qu’ils soient saisis numériquement puis imprimés, ou rédigés à la main.

Nombreux sont les fournisseurs de service qui offrent des solutions IDP. Et si la principale notion du service consiste à utiliser l’IA et l’apprentissage machine pour faciliter le traitement des documents, les appellations sont nombreuses. La clé consiste à utiliser la technologie actuelle pour transformer les documents en fichiers numériques exploitables avec un degré élevé de précision.

Les logiciels de traitement intelligent des documents collectent les données à partir des documents et les introduisent dans un système en ligne permettant de les traiter de manière simple et systématique. L’un des avantages les plus importants du traitement intelligent des documents est la capacité à automatiser l’ensemble du processus et à réduire les erreurs humaines. Aujourd’hui, les solutions IDP se présentent sous diverses formes et tailles. En voici une vue d’ensemble rapide.

Les logiciels IDP résolvent les problèmes d’extraction des données à l’aide de technologies de pointe. Ces applications peuvent utiliser différentes techniques, d’où la multiplication des applications de traitement intelligent des documents. 

Voici quelques-uns des types de solutions les plus fréquents sur le marché :

• Solutions innovantes de traitement intelligent des documents

L’IA et l’apprentissage machine sont des technologies qui offrent tout un monde de possibilités. Si l’automatisation simplifie la vie, elle a aussi son propre lot de problèmes. Pour traiter certaines difficultés, on peut ajuster les méthodes actuelles. Pour d’autres, il faut savoir se montrer innovant et faire appel à des technologies de pointe. Cela vaut aussi pour le traitement des documents. La majorité des entreprises ont des critères simples pour la solution qui contrôle ses besoins de traitement des documents. Il arrive toutefois qu’elles aient des besoins nécessitant une approche créative et l’utilisation de l’IA, de l’apprentissage machin, du traitement du langage naturel et d’autres technologies émergentes.

Les fournisseurs de solutions IDP innovantes adoptent une approche anticipative envers le traitement des documents, ce qui vous permet de créer des processus et systèmes durables et efficaces. Si vous voulez être créatifs, choisissez un partenaire ingénieux et tirez profit des avantages du traitement intelligent des documents.

• Solutions existantes de traitement intelligent des documents

Pour offrir des solutions IDP, certains prestataires de reconnaissance optique de caractères ou d’automatisation robotisée des processus traditionnels peuvent intégrer l’IA ou le l’apprentissage machine dans leurs anciens systèmes. Il en résulte que de nombreuses anciennes plateformes se concentrent sur une diversité de services automatisés plutôt que sur l’IDP. De nombreuses entreprises font le choix de solutions IDP existantes en vue de faire des économies ou de disposer d’un outil complet pour répondre à leurs exigences en matière d’automatisation. Ces solutions sont souvent efficaces pour les entreprises qui ont d’importants volumes de documents simples à convertir avec peu de différences. Il est toutefois crucial de ne pas oublier que ces solutions peuvent avoir de fortes restrictions. Il est donc fondamental de déterminer si les solutions de votre vendeur actuel répondent bien à vos besoins. Si vos besoins en matière d’automatisation des documents ne sont pas satisfaits, vous pouvez vouloir envisager de passer à une autre plateforme de traitement intelligent des données.

• Solutions de traitement intelligent des documents pour une niche de marché spécifique

Quand un secteur de marché est spécialisé, il est qualifié de « niche ». Chaque produit et service est accessible de manière générale et dans des variétés spécialisées à l’ère de l’ultra spécialisation. Les fabricants de chemises, par exemple, avaient l’habitude de créer des chemises de taille moyenne, mais aujourd’hui, il existe de nombreuses coupes en fonction des différentes formes de corps. En réalité, bon nombre d’entre nous sont habitués à recevoir des produits et services personnalisés. L’IDP ne fait pas exception. De nombreuses organisations fournissent des solutions de traitement intelligent des documents qui sont adaptées à un certain marché ou un certain cas d’utilisation. Si votre entreprise à des besoins uniques en matière de traitement des documents, cherchez des solutions IDP spécialisées.

• Intégrateurs de systèmes avec IDP

Accenture, Deloitte, KPMG ou PwC, ainsi que d’autres entreprises d’intégration de systèmes visent à réunir tous les processus, applications et logiciels dans un seul environnement unifié. Face à l’augmentation de la demande concernant les solutions de reconnaissance optique des caractères ou de traitement intelligent des documents soutenus par l’IA ces dernières années, plusieurs intégrateurs de systèmes se sont mis à inclure des services IDP dans leurs offres. Certains d’entre eux élaborent des solutions en interne, tandis que la majorité s’appuie sur un partenaire spécialisé dans le traitement intelligent des documents. La majorité des entreprises qui évoluent sur le marché de l’intégration de système sont des sociétés responsables et de grande taille qui s’efforcent de fournir des solutions économiques. Toutefois, l’IDP ne représentant que la moitié de la solution, il peut ne pas avoir le niveau de précision requis pour vos papiers. Pensez à bien étudier les capacités et avantages du traitement intelligent des documents que proposent ces entreprises.

• Prestataires de technologie IDP

Vous pouvez employer des composants logiciels tiers tels que la vision par ordinateur, la reconnaissance optique de caractères ainsi que d’autres capacités IDP pour créer des compétences IDP en interne si vous avez les compétences techniques nécessaires ou si votre entreprise emploie des spécialistes techniques. Même si ce ne sont pas de véritables solutions IDP, les organisations ayant des flux de documents simples peuvent décider de créer ces fonctionnalités en interne en se servant d’un logiciel tiers. Toutefois, cette procédure peut s’avérer chronophage et coûteuse et nécessiter une équipe dévouée de spécialistes informatiques pour la superviser à tout moment. Il peut aussi falloir investir une importante quantité de temps, d’énergie et d’argent pour approfondir les connaissances. Si votre entreprise a besoin d’une mise en œuvre rapide et précise, il est judicieux de recourir à des professionnels dédiés à l’IDP qui disposent déjà d’une grande expertise et ont l’expérience de nombreuses mises en œuvre.

Then hunt for providers with solutions that can handle your big volume.

Before deciding on an IDP solution, you should consider document quality variations and the inclusion of poor quality, unreadable documents to your database. Unless the papers are unintelligible even to the naked eye, a reputable IDP provider should be able to handle documents of varying quality.

A system that can handle these scenarios will be able to handle the majority of your document processing needs as well. Select the best provider based on the four pillars below once you’ve determined the sort of IDP solution you require:

1. The solution’s main capabilities as given by the provider. While it is easier to judge an IDP solution’s effectiveness based on its accuracy, it is also critical to find a solution that can successfully identify a document or field that it cannot read and send it for human involvement. This significantly minimizes the workload for human quality assurance, allowing people to intervene only when and where necessary

2. The vendor must have a technological environment that allows you to fully utilize intelligent automation’s capabilities.

3. The industry for intelligent document processing is still in its early stages. As a result, search for a provider that offers self-paced training sessions with enough information for your personnel to gain a handle on the technology. In order to have a pleasant experience, be sure the vendor has an excellent track record of providing solid product support and maintenance.

4.  The fourth and most important factor is the cost. Different price schemes are available. The following are some examples of pricing models:

•  Some vendors offer a fixed-price solution where you can process as many documents you like from one machine for a fixed fee.
• You can also find a pricing model based on the volume and complexity of documents.
• Some vendors offer pricing plans that are based on the accuracy of the output.

Before you start looking, ensure that you assess the document processing requirements of your business and research the market thoroughly. The factors mentioned above can help you narrow down to the best IDP solution for your business.

DocDigitizer combines AI and machine learning with an expertly designed human-in-the-loop process to extract any type of unstructured data from documents and feed it into an online system to streamline the whole document process. One of the most important advantages of DocDigitizer’s Intelligent Document Processing engine is enabling the whole process to be automated, avoiding human error and inputting close to 100% accurate data directly to the systems. 

Features:

• Unstructured, semi-structured, and structured documents may all benefit from intelligent automatic data extraction, recognition, categorization, extraction and validation.
• For document categorization and data extraction, a semantic engine and Natural Language Processing eliminate the need for templates and set-up.
• Continuous process automation and a ‘Human in the Loop’ expert validation for document exceptions workflow are guided by Machine Learning algorithms.
• REST API allows for seamless integration with current workflow applications, RPAs and OCRs.
• Post (paper), email, attachments, web forms, fax, and EDI are all examples of different source types.

Benefits:

• Intelligent Automation is used to process unstructured material in order to acquire insight and trigger actions, while Human in the Loop is used to optimize the process and ensure close to 100% accurate results.
• Increases efficiency by lowering AHT and reducing mistakes.
• Software-as-a-Service (SaaS) pay as you go solution.
• Dashboards allow for cost, quality, capacity, and productivity monitoring, resulting in increased management.