Quale soluzione IDP si adatta meglio alla vostra azienda?

L’IDP (Intelligent document processing), ovvero, l’elaborazione intelligente dei documenti è stata in grado di colmare il vuoto lasciato dal software OCR tradizionale negli ultimi anni, introducendo soluzioni di intelligenza artificiale (IA) e soluzioni guidate da metodologie di apprendimento automatico note come machine learning (ML) che stanno conquistando popolarità, giorno per giorno.

La tradizionale tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) ha molti difetti che la rendono inadatta all’uso su larga scala. L’IDP è stato in grado di colmare il vuoto lasciato dal software OCR negli ultimi anni, introducendo soluzioni di intelligenza artificiale (IA) e soluzioni guidate da metodologie di apprendimento automatico note come machine learning (ML) che stanno conquistando popolarità, giorno per giorno.

L’IDP permette di trasformare i documenti fisici in versioni digitali modificabili in pochi secondi e con grande precisione. L’IDP ha la competenza per convertire tutti i tipi di documenti fisici, in formato digitale e stampati o manoscritti.

Ci sono molti fornitori di servizi che offrono soluzioni IDP. Sebbene il concetto principale del servizio sia quello di utilizzare l’IA e l’apprendimento automatico per rendere più facile l’elaborazione dei documenti, possiamo incontrare una diversità di nomi. La soluzione è usare la tecnologia attuale per trasformare i documenti in una versione digitale fruibile con un alto livello di precisione.

Il software Intelligent Document Processing raccoglie i dati dai documenti e li inserisce in un sistema online per un’elaborazione sistematica e semplice. Uno dei vantaggi più importanti dell’IDP nota anche come elaborazione intelligente dei documenti è la capacità di automatizzare l’intero processo e di ridurre l’errore umano. Le soluzioni IDP odierne sono disponibili in una varietà di formati e dimensioni. Vi presentiamo una panoramica di base su queste soluzioni.

Il software IDP risolve i problemi di estrazione dei dati utilizzando tecnologie all’avanguardia. Vengono utilizzate diverse tecniche, dando vita a una varietà di app per l’elaborazione intelligente dei documenti. 

Ecco alcune delle soluzioni più comuni sul mercato:

• Soluzioni di Elaborazione Intelligente dei Documenti Innovative

L’IA e le tecnologie di apprendimento automatico offrono un universo di possibilità. Se è vero che l’automazione ha reso la vita più semplice è anche vero che ha portato con sé una serie di problemi. Mentre alcune difficoltà possono essere affrontate adattando i metodi attuali, altre richiedono innovazione e l’applicazione di tecnologie all’avanguardia. Quando detto è applicabile anche all’elaborazione dei documenti. La maggior parte delle aziende dispongono di criteri alquanto semplici per quanto riguarda le soluzioni implementate per rispondere alle loro esigenze di elaborazione dei documenti. Tuttavia, alcune di queste esigenze aziendali richiedono un approccio creativo e l’uso di IA, apprendimento automatico, elaborazione del linguaggio naturale e altre tecnologie emergenti.

I fornitori di soluzioni IDP innovative adottano un approccio lungimirante nell’elaborazione dei documenti per permettere di creare processi e sistemi durevoli ed efficienti. Se desiderate essere creativi, scegliete un partner creativo e innovativo, e approfittate dei vantaggi offerti dall’elaborazione intelligente dei documenti.

• Soluzioni Legacy di Elaborazione Intelligente dei Documenti

Per offrire soluzioni IDP, alcuni fornitori tradizionali di OCR o RPA (Robotic Process Automation) possono integrare IA o ML nei loro vecchi sistemi. Di conseguenza, molte piattaforme legacy si concentrano su una varietà di servizi automatizzati piuttosto che sull’IDP. Molte aziende scelgono le soluzioni IDP Legacy per risparmiare o per disporre di uno strumento completo per le loro esigenze di automazione. Queste soluzioni possono risultare spesso efficaci per aziende con enormi volumi di documenti semplici da convertire e poco diversificati. È fondamentale tenere a mente, tuttavia, che queste soluzioni possono rivelare forti restrizioni. Di conseguenza, è fondamentale determinare se le soluzioni del fornitore attuale soddisfano le vostre esigenze. Se invece le vostre esigenze di automazione dei documenti non risultano soddisfatte, potreste voler considerare la possibilità di passare a una piattaforma alternativa di elaborazione intelligente dei dati.

• Soluzioni di Elaborazione Intelligente dei Documenti per una Specifica Nicchia di Mercato

Un segmento di mercato specializzato viene definito “nicchia”. Ogni prodotto e servizio è accessibile nelle sue varietà generali e specifiche soprattutto nell’era della superspecializzazione. I produttori di camicie, per esempio, erano soliti creare camicie di taglie medie, oggi invece è possibile scegliere la giusta misura e vestibilità in base alle diverse forme del corpo. In realtà, molti di noi sono abituati a ricevere prodotti e servizi personalizzati. L’IDP non fa eccezione. Molte aziende forniscono soluzioni intelligenti per l’elaborazione dei documenti su misura per un determinato mercato o caso specifico. Cercate queste soluzioni IDP specializzate se la vostra azienda ha esigenze uniche e specifiche di elaborazione dei documenti.

• Integratori di sistemi con IDP

Accenture, Deloitte, KPMG o PwC e altre aziende di integrazione di sistemi mirano a riunire tutti i processi, le applicazioni e software in un ambiente unificato. Con l’aumento negli ultimi anni della domanda di soluzioni OCR o IDP basate sull’IA, diversi integratori di sistemi hanno iniziato a includere i servizi IDP tra le loro offerte. Alcuni integratori di sistemi creano soluzioni IDP in-house, mentre la maggior parte si affida a un partner terzo per l’elaborazione intelligente dei documenti. La maggior parte delle aziende nel mercato dell’integrazione dei sistemi sono grandi e affidabili e si sforzano di fornire alle imprese soluzioni efficaci sotto il profilo dei costi. Tuttavia, poiché l’IDP è solo una parte della soluzione, potrebbe non fornire il livello di precisione che i vostri documenti richiedono. Assicuratevi di avere familiarità con le funzionalità e i benefici dell’elaborazione intelligente dei documenti offerti da tali aziende.

• Provider di Tecnologia IDP

Potete impiegare componenti software tecnologici di terze parti come computer vision, OCR e altre funzionalità IDP per costruire soluzioni IDP in-house se siete tecnologicamente abili o gestite un’azienda con tecnici specializzati. Anche se non sono soluzioni IDP complete, le aziende con flussi di lavoro documentali semplici possono decidere di creare queste funzioni in-house utilizzando software di terze parti. Tuttavia, questa potrebbe rivelarsi una procedura che richiede tempo e denaro, un team impegnato di specialisti informatici per supervisionarla in ogni momento, oltre a un investimento economico, di tempo e energia significativo per ottenere una conoscenza approfondita. Se siete un’azienda che ha bisogno di un’implementazione rapida e precisa l’ideale potrebbe essere ricorrere a player in IDP dedicati e con una vasta esperienza e competenza in grado di offrire una varietà di implementazioni.

Cercate fornitori con soluzioni in grado di gestire il vostro grande volume.

Prima di decidere su una soluzione IDP, dovreste considerare le variazioni di qualità dei documenti e l’inclusione di documenti di scarsa qualità e illeggibili nel vostro database. A meno che i documenti non siano evidentemente indecifrabili, un fornitore di IDP affidabile dovrebbe essere in grado di gestire documenti di qualità variabile.

Un sistema in grado gestire questi scenari sarà in grado di soddisfare anche la maggior parte delle vostre esigenze di elaborazione dei documenti. Dopo aver determinato il tipo di soluzione IDP di cui avete bisogno, selezionate il miglior fornitore sulla base dei quattro principi riferiti qui di seguito:

1. Le principali caratteristiche della soluzione fornita dal fornitore. Se è facile giudicare l’efficacia di una soluzione IDP in base alla sua precisione, è anche fondamentale individuare una soluzione in grado di identificare con successo un documento o un campo che non può essere letto e inviarlo per intervento umano. Questo riduce significativamente il carico di lavoro per il controllo di qualità umano, permettendo che l’intervento umano avvenga solo quando e dove necessario.
2. Il fornitore deve disporre di un ambiente tecnologico che permetta di utilizzare pienamente le capacità dell’automazione intelligente.
3. Il settore dell’elaborazione intelligente dei documenti è ancora nella sua fase iniziale. Di conseguenza, cercate un fornitore che offra sessioni di formazione autodidattica con le informazioni di cui il vostro personale ha bisogno per ottenere una padronanza della tecnologia. Per usufruire di un’esperienza interessante, assicuratevi che il fornitore abbia un’eccellente esperienza nel fornire un solido supporto e manutenzione del prodotto.
4. Il quarto e più importante fattore è il costo. Sono disponibili diversi livelli di prezzo. Presentiamo alcuni esempi di modelli di prezzo:

• Alcuni fornitori offrono una soluzione a prezzo fisso che permette di elaborare tutti i documenti necessari da un unico dispositivo per un importo fisso.
• Potrete anche trovare un modello di prezzo basato sul volume e sulla complessità dei documenti.
• Alcuni fornitori offrono piani tariffari che si basano sulla precisione del risultato.

Prima di iniziare a cercare, assicuratevi di valutare le esigenze di elaborazione dei documenti della vostra azienda e di effettuare un’accurata ricerca di mercato. I fattori menzionati sopra possono aiutarvi a restringere la scelta per quanto riguarda la migliore soluzione IDP per il vostro business.

DocDigitizer combina l’IA e l’apprendimento automatico con un processo human-in-the-loop progettato da esperti per estrarre qualsiasi tipo di dati non strutturati dai documenti e inserirli in un sistema online per semplificare l’intero processo dei documenti. Uno dei vantaggi più importanti del motore di elaborazione intelligente dei documenti di DocDigitizer è che permette di automatizzare l’intero processo, evitando l’errore umano e inserendo dati accurati al 100% direttamente nei sistemi

• Sia i documenti non strutturati come quelli semi-strutturati e strutturati possono tarre benefici da un sistema automatica intelligente di estrazione, riconoscimento, categorizzazione e convalida dei dati.
• Per la categorizzazione dei documenti e l’estrazione dei dati, un motore semantico e l’elaborazione del linguaggio naturale eliminano la necessità di modelli e impostazioni.
• L’automazione continua dei processi e la convalida di un esperto “Human in the Loop” per il workflow per quanto riguarda le eccezioni dei documenti sono guidati da algoritmi di Machine Learning.
• REST API permette una perfetta integrazione con le attuali applicazioni di flusso di lavoro, RPA e OCR.
• Posta (in formato cartaceo), e-mail, allegati, moduli web, fax e EDI (Electronic Data Interchange) sono tutti esempi di diversi tipi di fonte.

• L’Intelligent Automation viene utilizzata per elaborare materiale non strutturato al fine di acquisire insight e innescare azioni, mentre l’Human in the Loop viene utilizzato per ottimizzare il processo e garantire risultati accurati al 100%.
• Aumentate l’efficienza abbassando l’AHT e riducendo gli errori.
• Soluzione Software as a Service (SaaS) pay as you go.
• I Dashboards permettono di monitorare i costi, la qualità, la capacità e la produttività, con conseguente aumento della qualità della gestione.