El procesamiento de documentos y la transformación digital en el sector bancario y financiero

La transformación digital en el sector bancario está rediseñando el panorama financiero de nuestros días: está cambiando la forma en que se proporcionan los servicios financieros, cómo se realizan los pagos y cómo se prestan servicios en una economía globalizada.

La revolución digital va a crear una onda expansiva que, más adelante, transformará la industria financiera. A medida que las transacciones se hagan cada vez más sin contacto y que la automatización esté cada vez más presente en las operaciones financieras, los procesos se simplificarán radicalmente y las personas dejarán de depender de la tecnología tradicional de papel y boli.

La transformación digital en el sector bancario y financiero creará nuevas oportunidades a medida que se superen adecuadamente estos obstáculos y retos.

Por su naturaleza, las instituciones bancarias y financieras mantienen procesos que se centran principalmente en la documentación y la validación de datos. El uso de archivos y documentos durante todo el ciclo de transacciones es algo fundamental. Si necesita abrir una cuenta bancaria o solicitar una hipoteca, tiene que rellenar, firmar y presentar documentos. A continuación, estos documentos se someten a controles de calidad y cumplimiento para garantizar que todos los datos relevantes, ya sean financieros o de otro tipo, se procesan y se dejan a buen recaudo.

La transformación digital en la banca ofrece la inmensa ventaja de poder deshacerse de los procesos manuales, tan propensos a errores. Sin embargo, es necesario ocuparse primero de resolver ciertas cuestiones problemáticas antes de poder completar esta transformación.

En primer lugar, el sector bancario y financiero consiste principalmente en procesos basados en papeles y en un uso intensivo de mano de obra. Incluso con los formularios en línea, para una gran parte de la recopilación de datos siguen siendo necesarios los documentos en papel, desde los registros de cuentas hasta las solicitudes de préstamo. Acto seguido, comienza el procesamiento de estos documentos, que se realiza sobre todo a mano, lo que conlleva colas más largas, errores de verificación, una falta de estandarización y un desperdicio de recursos.

Otro problema al que se enfrenta el sector son los sistemas antiguos de TI mal integrados. Los sistemas fragmentados y obsoletos se incorporan sin tener en cuenta la infraestructura global, lo que provoca parones en los procesos y complica las tareas de seguimiento. Del mismo modo, esto también dificulta a las instituciones la tarea de reconciliar datos entre distintos sistemas.

Para poder avanzar, las instituciones financieras deben resolver estas cuestiones. La transformación digital es un proceso arduo y necesita una solución integral que les permita acelerar el proceso de adopción de estos cambios.

La automatización de procesos robóticos (RPA) parece ser la solución más sencilla y eficaz para resolver los retos que plantea el procesamiento de documentos en los bancos y en otras instituciones financieras. En la actualidad, la tecnología RPA se ha convertido en una herramienta de enorme ayuda en el sector financiero, y muchas instituciones han comenzado a incorporarla a sus sistemas.

Solemos definir la RPA como una herramienta destinada a procesos empresariales que se emplea para automatizar tareas manuales, laboriosas, repetitivas y basadas en reglas. Sin embargo, ¿resulta la RPA, en su forma tradicional, suficiente para resolver por completo estos problemas?

Aunque es una gran aliada a la hora de automatizar los procesos bancarios, sigue siendo necesario encontrar métodos mejores que permitan sostener plenamente la estrategia empresarial.

Aparte de la RPA, se puede aumentar la eficiencia mediante el uso de un OCR inteligente para digitalizar y convertir documentos no estructurados en fuentes de datos listas para el uso. Recuerde que, en el sector bancario y financiero, la mayoría de los documentos están en papel. Por ello, convertir documentos físicos en información digital supone un primer paso crítico.

La mayoría del software OCR proporciona funciones de conversión básicas; no obstante, puede elegir una solución que combine varias tecnologías para obtener mejores resultados. Por ejemplo, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) eliminan algunas tareas que normalmente necesitan intervención humana. Además, el procesamiento de lenguaje natural (NLP) ayuda a dar sentido a los datos que se extraen de los documentos en papel.

Estas tecnologías trabajan de forma conjunta para facilitar la rápida adopción de estrategias de transformación digital en el sector bancario y financiero, así como para permitir a las instituciones disfrutar de las ventajas que aporta este cambio.

Como se ha mencionado anteriormente, la transformación digital abre un gran abanico de oportunidades para quienes trabajan en el sector bancario y financiero. Pero ¿qué cambios podemos esperar en concreto?

Esto no significa que los clientes vayan a tener que rellenar menos formularios o que haya que procesar menos documentos. Sin embargo, los usuarios pueden acceder a los formularios digitales desde cualquier lugar, sin necesidad de hacer colas en el banco solo para rellenar el formulario con el que pedir un préstamo. Los clientes pueden hacerlo en casa, y el banco se encarga de procesar digitalmente la información.

Mediante el procesamiento inteligente de documentos, las instituciones pueden extraer los datos de estos formularios de forma sencilla para acelerar los plazos. Cuanto más rápido y preciso es el sistema para procesar estos formularios, más rápido puede generar beneficios para su empresa o banco.

Imagine todo el espacio que se necesita para almacenar los documentos en papel. Además, hay que hacerlo de una manera que evite que se puedan dañar por temperaturas extremas, plagas o desastres naturales. Al pasar a un formato digital, toda la información se almacena en la nube. Las instituciones pueden acceder a los datos en cualquier momento y lugar.

Si escribe la información a mano, se producirán errores. Procesar una gran cantidad de documentos puede resultar cansado y aburrido, lo que hace que los encargados de codificarlos sean propensos a cometer errores. Cuando se cometen, no cabe duda de que la verificación de documentos fallará por haber introducido datos inexactos en la base de datos o en el sistema. Si se usan solo formularios digitales, la tecnología elimina la necesidad de llevar a cabo esta verificación manual de documentos y se garantiza la precisión de los datos enviados al sistema.

La transformación digital estandariza la forma en que se recopila la información de los clientes, así como el tipo de información recopilada, lo que a su vez facilita la tarea de procesar el cumplimiento en la empresa.

Las normativas que emanan de la Ley de Secreto Bancario y de Prevención de Riesgo de Blanqueo de Dinero (AML) de los EE. UU. han obligado al sector bancario a encontrar una solución para manejar eficientemente sus marcos de riesgo y control. En los documentos manuales existe un elevado riesgo de que se produzcan errores de omisión y de inclusión. Mediante el uso del IDP, los bancos pueden mejorar la precisión y velocidad del procesamiento de documentos, al tiempo que reducen los errores humanos.

Al minimizar los errores humanos mediante el IDP, las instituciones financieras reducen significativamente los riesgos operacionales que implica usar datos inexactos. Puede conseguir el cumplimiento normativo de forma sencilla y mejorar sus procesos empresariales con los datos correctos.

El primer paso de la transformación digital consiste en encontrar una agencia adecuada que facilite la transformación de su empresa. DocDigitizer se encuentra en la mejor posición para ayudarle a alcanzar sus objetivos de digitalización.

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